RRPP con la prensa: Cómo se organiza una Conferencia de Prensa Internacional
Publicado el 07. jul, 2011 en RR.PP. con la prensa
Desde hace cinco años esta revista asiste invitada a la Conferencia Internacional de Prensa organizada con 5 meses de antelación a IFA Consumer Electronic Unilimited (Berlín 2 al 7 de setiembre 2011). Grecia, Palma de Mallorca, Malta y Alicante, donde tras la suspensión del 2010 por las cenizas del volcán Irlandés, se llevó a cabo del 14 al 17 de abril pasado.
La conferencia es única en su tipo a nivel europeo, sobre ella se puede hacer un manual básico de RRPP con la prensa Técnica.
Muchos OPC sonreirán al leer el texto.
Les comentamos amigablemente que: sorprendentemente en la Prensa Técnica se reciben y “se dejan de recibir invitaciones” que nos hacen reflexionar sobre el desconocimiento que tienen algunos organizadores de Las RRPP y el trato con la prensa técnica (Existe amplia bibliografía). Tratando de ilustrarlos hemos escrito la crónica.
Cronograma
Con más de seis meses de antelación llega la primera comunicación anunciando fechas y sede, así el invitado chequea su agenda y confirma o no su asistencia.
A partir de allí se pone en marcha un cronograma con una serie de requisitos y respuestas, como: la oferta de vuelos y horarios de ida y vuelta dentro de las fechas establecidas que quedan cerrados con 4 meses de antelación.
Los partners
Los parteners comienzan a enviar sus agendas de reuniones de prensa exclusivas con interlocutores de primer nivel mundial y sus diferentes temarios, así el asistente va a su vez preparando su propia agenda según el interés informativo de cada empresa. Allí se recibe información de primera mano sobre las primicias mundiales de productos que se verán en setiembre en IFA. Algunos de ellos son presentados en los stands de los partners, dentro del espacio dedicado en exclusiva para su exposición. Los partners son marcas punteras como: Robert BOSCH; Ford Motor Company; Hannspree Europe; Innergie; LOEWE; Panasonic; PHILIPS Consumer Lifestyle; SAMSUNG Electronics; SHARP Electronics; SIEMENS Electronics; snap y WMF Consumer Electric.
Trabajar libremente
Lo positivo de la conferencia organizada por IFA es la libertad con que trabaja la prensa. El periodista gestiona su propia agenda de entrevistas y asistencia a las presentaciones sin ningún tipo de obligación, solo reserva el día y hora de la Conferencia Internacional, que resulta atractiva porque la presentan: el Dr. Rainer Hecker y Jürgen Boyny de gfu, (dos gurús de la electrónica de consumo), el Dr Christian Göke y Jens Heithecker de IFA, todos proporcionando información, estadísticas y posibilidades de desarrollo del sector durante el año en curso y el venidero. A ello se suma un interesante turno de preguntas al panel de ponentes, cerrando así la cuadratura del círculo informativo.
Get together y cercanía
Como la llegada de invitados se produce escalonadamente a lo largo del día, el primer encuentro se realiza a partir de las 7pm en un gran buffet cena que sirve de bienvenida y en muchos casos de reencuentro con las autoridades de IFA y gfu, ponentes y colegas de otras latitudes.
Otro de los aspectos positivos es la informalidad y la cercanía en los encuentros. Todos (“gurus”, representantes de la industria, organizadores, ponentes y prensa técnica) participan, dialogan, se reúnen, cambian opiniones, sin ningún tipo de protocolo. Se conviven cuatro días de trabajo y de relación humana.
Un gran despliegue audiovisual
La enorme pantalla de fondo empequeñecía la figura de los conferenciantes, permitiendo en cambio, un desarrollo audiovisual profundo y con la sensación de estar viéndolo en uno, dos o más planos inclinados.
La resolución gráfica de textos, estadísticas y planimetría se visualizaba claramente desde toda la sala, en algún caso los volúmenes parecían querer salir de la pantalla.
En su conjunto el audiovisual significó un apoyo gráfico inestimable a los ponentes, permitiendo a los asistentes fotografiar los detalles más significativos y útiles.
Como no podía ser de otra manera los audiovisuales presentados sorprendieron un año más a la platea utilizando en su cuidada realización tecnología de última generación.
Un 10 en organización
El Barceló ASIA GARDEN como hotel sede de la Conferencia estaba convenientemente señalizado y rotulado con claras indicaciones de sus salas y distintos espacios de trabajo. Inclusive cada periodista recibió durante el check in un práctico plano de ubicación donde estaba señalada su habitación y el camino a seguir dentro de sus paradisíacas instalaciones. Otro tanto podemos decir de la excursión a Guadelest y a la cena informal en Benidorm.
La despedida en la rotonda del hotel…la ofreció un grupo de jóvenes vestidos con polos rojos de IFA que, al paso de los autobuses, levantaban una pancarta en la que se leía “Nos vemos en IFA Berlín en setiembre” al tiempo que saludaban a los viajeros alzando y agitando los brazos diciendo adiós con un de los gestos más antiguos y reconocibles desde que los humanos aprendieron a despedirse. Un 10 en organización.
Una sede perfecta
El Barceló ASIA GARDEN es un hotel cercano al área del Parque Temático Terra Mítica, decorado con estilo y arte asiático hasta en sus mínimos detalles. Sus habitaciones están repartidas en una gran superficie a diferentes niveles, a las que se accede por calles peatonales bordeadas de una exuberante vegetación tropical, complementada por una cuidada jardinería floral y un conjunto de espejos de agua con fuentes, cascadas, peces de colores y nenúfares.
Todo el hotel respira quietud y amplitud. Sus terrazas abiertas, sus salones de estar, las cómodas barras, tienen un complemento deportivo y de ocio natural en las tres piscinas climatizadas al aire libre, y en la sauna.
Una mención muy especial merece la atención de su personal, atento y pendiente de dar solución a los mínimos detalles, ello contribuyó al éxito de la conferencia.
