Sistemas de Acreditación y Control en eventos deportivos

Publicado el 19. abr, 2010 en Marketing Ferial

Raúl Caballero. Director de Proyectos de Xeria, www.xeria.es

Desde el punto de vista de las acreditaciones, sistemas de registro y control de Accesos, un evento deportivo no es muy diferente a una feria o congreso, sobre todo si la feria es mixta, es decir, aquella que cuenta con público profesional y público general. Estableciendo ciertas analogías el público general de una feria sería similar al espectador de un evento deportivo, y el profesional de la feria podría equipararse a los trabajadores que hacen posible la celebración de la competición deportiva en cuestión.

Experiencia práctica
Dado que las competiciones deportivas son muchas y variadas, y no todas requieren de sistemas de control de acceso específicos, vamos a centrarnos en eventos significativos en cuanto a relevancia e interesantes en cuanto a control de accesos y acreditación, un buen ejemplo de ellos ha sido la celebración de la Copa del Rey de Baloncesto 2010 que tuvo lugar en Bilbao entre el 18 y 21 de Febrero, y de la cual he tenido la suerte de participar en la preparación y gestión de todos los elementos relativos a control de acceso y acreditaciones.

Seguridad
La seguridad en un evento de estas características adquiere un mayor protagonismo que en otro tipo de competiciones, sobre todo si tenemos en cuenta que su Majestad el Rey acudió a la Final de la Copa de ídem, y que el lugar de celebración fue Bilbao. Por esta razón las acreditaciones que se emiten llevan incorporadas la fotografía de la persona que la portará, también es habitual incluir algún elemento adicional de seguridad como pueda ser un holograma.

Recopilación de datos
Los meses previos al evento se efectúa un trabajo de recopilación de las diferentes bases de datos del personal que posteriormente trabajará en la competición, además de los trabajadores deberemos acreditar a los diferentes Medios de Comunicación que darán cobertura al evento, así como a los organizadores, árbitros, servicios médicos, directivos de clubs, antidoping, etc…, y por supuesto a los miembros de los equipos (jugadores y cuerpo técnico). Esta base de datos contendrá en un alto porcentaje la mayoría de las personas que están autorizadas a acceder al pabellón, siendo los organizadores los que autoricen o denieguen el acceso a una determinada persona, la recopilación de esta información puede ser una ardua tarea si no disponemos de las herramientas adecuadas, tengamos en cuenta que cada una de las empresas nos enviará los datos de una forma diferente (un Excel, Word, Access,etc..) y las fotos con múltiples formatos y resoluciones, y será trabajo nuestro el convertir todo a nuestro estándar, sin embargo si aplicamos herramientas informáticas podemos conseguir que cada una de las empresas pueda introducir la información de trabajadores incluyendo su fotografía desde una plataforma web que nos ahorrará un enorme trabajo de gestión. Esta plataforma está en un ámbito privado al que se accede con usuario y contraseña y sirve además como canal de comunicación entre los organizadores y los diferentes proveedores del evento.

Los medios de comunicación
La relación con los medios de comunicación es similar, de entrada las plazas destinadas a la prensa están limitadas con lo que debemos efectuar un filtro sobre las solicitudes recibidas, para ello dispondremos de un sistema en el que los diferentes Medios nos indicarán su intención de dar cobertura a la competición, la organización podrá aceptar o denegar a cada uno de los solicitantes a través de una herramienta on-line que permitirá que el periodista reciba en tiempo real la respuesta a su solicitud. Como los medios que cubren estos eventos suelen variar sobre la marcha en función de los resultados que se produzcan en los partidos, dispondremos de una utilidad que permita dar de baja a determinados Medios y que su plaza la ocupen otros que hasta entonces se encontraban en lista de espera.

Sobre los distintos puntos de acreditación
Otro de los aspectos característico de la acreditación de este tipo de eventos consiste en la existencia simultánea de diversos puntos de acreditación separados entre sí, es habitual encontrarse con puestos de registro en el hotel donde se concentran los equipos y los medios, lo singular de esta circunstancia radica en la necesidad de que estos puntos estén interconectados para evitar que se dupliquen las acreditaciones o que alguien intente recoger la misma credencial en varios sitios, por ello el sistema que se utilizó en la Copa del Rey estaba permanentemente conectado a un servidor remoto que permitía compartir entre todas las zonas de acreditación una misma base de datos.

Controles de accesos
En cuanto a los controles de Acceso deben de ser exhaustivos y estar dotados de determinadas cualidades que impidan cualquier acceso incorrecto, en este aspecto hay varios apartados que el sistema debe controlar: Permitir o denegar la entrada en función del día o la hora, restringir el acceso a determinadas zonas (vestuarios, zona de medios, etc…), y efectuar un control Antipassback, es decir, impedir que alguien acceda con una acreditación duplicada, para ello el sistema controlará que una acreditación no pueda entrar si previamente no ha salido. Este mismo control se empleó en el control del acceso de los Espectadores, lo importante en este caso era que el sistema pudiera advertir de un intento de acceso duplicado, ya fuera porque alguien intentará falsificar una entrada o bien porque una vez dentro del pabellón un espectador pudiera entregar su entrada a alguien de fuera (por ejemplo a través de una valla).

Información en tiempo real
Es habitual que las diferentes fuerzas de seguridad soliciten información en tiempo real de las personas que se encuentran dentro del pabellón, para ello el sistema debe ser capaz de permitir extraer información de presencia inmediata, por lo que es importante el control de entradas y salidas que comentábamos anteriormente.

Confiemos en la tecnología
En resumen, un evento deportivo conlleva la misma problemática a nivel de acreditaciones y accesos que una feria o congreso, nos encontramos frecuentemente que toda la gestión y puesta en marcha de estos sistemas se realiza de forma manual, empleando una cantidad de tiempo excesivo y haciendo que los organizadores trasnochen más de lo que les gustaría. El uso de herramientas tecnológicas centradas en la potenciación del tiempo real es sin duda la mejor opción para acometer este tipo de eventos, confiemos en la tecnología, nuestro trabajo será más efectivo en menos tiempo.

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