Tecnologías y soluciones de fabricación innovadoras, máquinas grandes y la llegada de industria 4.0 al sector del procesado y la transformación de la madera: Este es el balance extraordinario de LIGNA 2015, la feria mundial de maquinaria, equipos y herramientas para el procesado y la transformación de la madera, que cerró sus puertas el pasado viernes 15 de mayo en Hannover. “Los expositores presentaron sus últimos desarrollos ante un público internacional, demostrando el alto estándar que ha adquirido la comunicación entre el hombre, la máquina y la pieza inteligente en la industria maderera y del mueble“, manifestó el doctor Jochen Köckler, de  Deutsche Messe AG. Para los carpinteros y ebanistas, las tecnologías innovado­ras capaces de abrir nuevos horizontes son la clave del éxito porque permiten introducir la fabricación interconectada en sus empresas. Un total de 96.000 visitantes acudieron al evento, 40.000 de los cuales eran de procedencia extranjera.

Hablábamos en el número anterior sobre diferentes elementos con los que debe contar la web de un evento, hacíamos especial hincapié en la importancia de dotar a nuestra web de funcionalidades que eviten que nuestro sitio sea un mero escaparate estático. Sobre este tipo de utilidades, que se engloban en lo que se ha denominado Web 2.0, hablaremos en las siguientes líneas.

Las redes sociales ¿propias o ajenas?

Las ferias y eventos son, por definición, lugares de comunicación y de contacto entre personas, es por ello que las nuevas tendencias de internet, tales como las redes sociales, encajan, a priori,  de manera significativa en el concepto de evento. Muchos son los organizadores que en los últimos meses han creado espacios en sus webs con enlaces del tipo: “Síguenos en Facebook y Twitter”, El éxito del uso de este tipo de formas de divulgación no está lo suficientemente contrastado en lo que a ferias profesionales se refiere, encuestas realizadas a visitantes de estos eventos arrojan resultados que indican que un ínfimo porcentaje de personas ha conocido la existencia de la feria gracias a las redes sociales, sin embargo, sí que podemos afirmar que de cara a recabar información del evento en cuestión, sí que puede ser una buena vía de comunicación, que, en algunos casos, actúa como arma de doble filo, ya que corremos el riesgo de ser el centro de comentarios negativos que perjudiquen la imagen de nuestra feria, hay que tener en cuenta que los visitantes descontentos son más propensos a escribir comentarios que los que encontraron el evento satisfactorio.  Otro error que podemos cometer al crear una cuenta en redes sociales es dejarla completamente desatendida, con lo que la imagen que estaremos dando perjudicará gravemente nuestro evento. Organizadores de medio y gran tamaño han optado por contratar a personal o empresas privadas que se dedican de forma exclusiva a generar contenidos en internet. Suele ser más productivo generar estos contenidos en páginas o redes sociales que tengan éxito reconocido, que no intentar crear las nuestras propias.

Multimedia, Blogs, Foros y Chats

Es interesante que nuestro sitio cuente con un apartado multimedia en el que incluyamos las imágenes, videos,  grabaciones…, que se han obtenido en otras ediciones. Para lograrlo no es necesario alojarlas en servidores propios, sino que podemos utilizar servicios gratuitos de compañías de internet que además ayudarán a difundir los contenidos: YouTube, Picasa, Flickr…

Dentro de las opciones de las que podemos disponer para que nuestra página web sea un portal de comunicación y referencia en el sector dónde se enmarca nuestro evento, están la inclusión de elementos participativos como pueden ser los Blogs, Foros y Chats.

¿Qué es un Blog?

Un Blog o Bitácora no es más que un conjunto de artículos escritos por una o varias personas que son publicados en una web y que normalmente pueden ser comentados por los lectores. Si deseamos incluir un  Blog en nuestra página necesitaremos uno o varios profesionales que puedan escribir artículos sobre temas interesantes del sector de nuestra feria, no tienen porqué ser personal de la organización, es más efectivo que sean profesionales externos que estén bien valorados en el ámbito en el que se desarrolle el evento, es importante mantener el Blog vivo fijándose actualizaciones periódicas y cumpliendo con las entregas, el éxito o fracaso de nuestro blog lo podremos medir cuantificando la cantidad de comentarios que se produzcan en el mismo, estos comentarios pueden ser “moderados” previamente por la persona encargada de mantener la página de manera que filtre la inclusión de los mismos para evitar publicar insultos o salidas de tono.

Los Foros

A diferencia de los Blogs, los Foros no tienen un autor fijo, son elementos de charla y discusión sobre asuntos que giran en torno a una misma temática. El mecanismo es muy sencillo: un usuario, que generalmente debe estar registrado, abre un tema de conversación o hilo y el resto de visitantes del foro puede responder, preguntar u opinar en ese hilo sobre el tema en cuestión, o bien abrir otro hilo con una nueva discusión. Al igual que comentábamos sobre los Blogs, podremos medir la utilización de nuestro foro observando la cantidad de mensajes que figuren en él.

Los Chats

Más inmediatos, en cuanto a comunicación se refiere, que los Blogs o Foros son los Chats, estos espacios permiten que varias personas se comuniquen a través de una página mediante mensajes de texto instantáneos. Una buena utilidad que podemos dar a este tipo de herramientas es incorporar en nuestra web un servicio de atención al expositor y visitante mediante un Chat de acceso privado, necesitaremos fijar un horario de atención y que alguien de nuestra organización conteste en tiempo real a los mensajes que vaya recibiendo.

A la hora de desarrollar

Un aspecto a tener muy en cuenta a la hora de desarrollar nuestro sitio web es el uso, cada vez más extendido, de dispositivos móviles para navegar por internet. Hay que diseñar, por tanto, nuestras páginas para que sean perfectamente legibles y utilizables en estos dispositivos, para ello evitaremos el uso de animaciones tipo Flash que no son soportadas, al menos en sus últimas versiones, por los navegadores de estos terminales. Otra solución más costosa consiste en duplicar el sitio, y generar unas páginas especificas para la navegación móvil, podemos hacer que nuestras páginas detecten el tipo de navegador que las está abriendo y muestren la versión correspondiente.

Gestor de contenidos

Para dar soporte y mantenimiento a todas las utilidades que incorporemos en nuestra web lo más práctico es contar con un gestor de contenidos, estas herramientas nos permitirán incorporar y cambiar los contenidos de nuestras páginas sin necesidad de tener conocimientos de lenguajes de internet como pueda ser html, ni ser un experto en programación,  ni en bases de datos. Además, los gestores de contenidos permiten que una mismos sitio pueda ser mantenido por diferentes personas de la organización, de este modo los diversos departamentos aportarán los temas que les interesen  con total autonomía. Otra de las ventajas del uso de gestores de contenidos es la facilidad de realizar una nueva web partiendo de la de un evento anterior.

El que pega primero pega dos veces

El uso de las nuevas tendencias  de internet que fomentan la comunicación entre las personas es positivo, sin embargo frecuentemente nos encontramos con organizadores que “echan mano” de este tipo de redes, motivados por el boom y la moda actual, sin entrar a considerar la utilidad práctica de las mismas. No debemos incorporar contenidos introducidos con “calzador” que luego mantendremos desactualizados sin ocuparnos siquiera de contestar a los comentarios que anónimos internautas han dejado esperando una pronta respuesta. Internet cuenta con un enorme potencial de comunicación, democrático e imprevisible, somos incapaces de predecir lo que va a funcionar o lo que no lo hará, lo que parece claro es que en esta “red de redes” se hace cierta la frase: “el que pega primero, pega dos veces”, no hagamos algo porque todo el mundo lo hace. Si queremos triunfar, ahora más que nunca, tendremos que innovar.

 

 

 

Hablar de cómo debe ser una web no es tarea fácil, intervienen múltiples factores y elementos que pueden incorporarse a las diferentes páginas con una infinidad de aspectos y estructuras posibles. Un sitio web se compone de diversas configuraciones y utilidades que son el escaparate on-line de nuestro evento, todas ellas pueden agruparse en cuatro importantes características: Diseño, Usabilidad, Funcionalidad y Contenidos.

Diseño

El diseño es el aspecto más subjetivo de nuestro site, aún siendo un elemento importante, la tendencia actual consiste en diseños simples y funcionales, se buscan páginas limpias, claras y correctamente estructuradas. Se tiende a eliminar animaciones tipo flash ya que el contenido de las mismas no será indexado por muchos buscadores y además no son navegables en la mayoría de los dispositivos móviles.

Su uso

Su utilización es un apartado frecuentemente descuidado en gran parte de las webs, el concepto es simple, consiste en configurar nuestra web de manera que los usuarios que la visiten no encuentren dificultades en la navegación y sea lo más intuitiva posible, aunque hay muchos estudios al respecto una forma fácil de comprobar la facilidad de manejo de nuestro sitio es invitando a navegar por él a alguien que no conozca nada de nuestro evento, más tarde le preguntaremos sobre sus impresiones y seguro que nos aporta interesantes correcciones.

Funcionalidad

En los últimos años las páginas web han pasado de ser simples escaparates estáticos a convertirse en verdaderas aplicaciones funcionales, es, por tanto, la funcionalidad el elemento que debemos potenciar en nuestro sitio de internet, y dotar a nuestra página de las utilidades necesarias para que se convierta en una herramienta que permita a expositores y visitantes obtener el máximo provecho de su asistencia al evento.

Soporte a los contenidos

Tanto diseño como, uso  y funcionalidad son aspectos que tienen como última finalidad el dar soporte a los Contenidos que contendrá nuestra web, éstos serán el texto, noticias, datos de contacto, información práctica, ficha del evento, etc… de nuestras páginas, y a la postre conformarán la esencia de nuestro sitio. En las siguientes líneas realizaremos una relación de los contenidos más importantes  con los que debemos contar a la hora de diseñar nuestra web.

Los datos de contacto son imprescindibles en cualquier página, una forma útil de tenerlos siempre visibles es incluirlos en la cabecera o pie de la página, al menos el teléfono principal y/o una dirección de correo electrónico.

La ficha técnica del evento debe informar de las características  fundamentales del Certamen: Fechas y horarios, número estimado de expositores y visitantes, superficie de exposición, etc es el resumen de nuestro evento y debe ocupar una posición destacada en la web.

Canal de comunicación para expositores

Es de obligada inclusión un espacio para expositores, este contenido estará destinado a aquellas empresas  que han contratado un espacio en  nuestra feria y a aquellas otras que tienen un potencial interés en hacerlo. Para las primeras, las que ya son expositores, habilitaremos un acceso privado que sirva de canal de comunicación con los organizadores y que permita a los expositores realizar aquellas tareas que son necesarias para llevar a cabo su participación, entre ellas podemos comentar las siguientes: Obtener las acreditaciones para acceder al recinto; descargar la información relativa a horarios, accesos, montaje, condiciones de participación, etc..; invitar de forma electrónica a sus potenciales visitantes; contratar on-line los accesorios, productos y servicios con los que desee participar; gestionar el contenido que presentará a su empresa en el catálogo de la feria; acceder a las herramientas que le permitan planificar su exposición gestionando citas de negocio con visitantes o en los posibles workshops que complementen el evento. En definitiva debe brindarle la posibilidad de efectuar todo el trabajo previo de forma autónoma, liberando de llamadas innecesarias a nuestro equipo ferial. Para los potenciales expositores dispondremos de un espacio en el que les mostremos las ventajas de participar en nuestro evento, para ello daremos cifras de otras ediciones junto a comentarios satisfactorios de participación de antiguos expositores o resultados de encuestas realizadas en años anteriores, conviene ser claro en cuanto a los diversos precios de cada una de las modalidades de participación, además es importante disponer de una página que mediante un formulario permita al futuro expositor realizar la solicitud de participación on-line, ahorrándonos, de este modo, el trabajo de generar el pedido correspondiente.

Los visitantes

Más importantes que los expositores, aunque a veces lo olvidemos, son los visitantes. El visitante es el que hace posible nuestro evento, y es el actor que más accesos generará en nuestro sitio web, por ello las páginas principales deben ir dirigidas hacia él, además le habilitaremos un espacio de nuestro menú con apartados específicos para hacer su visita más práctica y productiva. En el área de visitantes debemos indicar de forma exhaustiva y convincente los motivos por los que se debe visitar nuestro evento. Para aquellas ferias mixtas, es decir, que cuentan con público profesional y público general, es importante diferenciar en nuestro sitio los espacios para cada uno de ellos e informar de los horarios y accesos de cada tipo. Un elemento importante es el formulario de pre-registro, debe estar bien visible y ser lo más cómodo posible de rellenar, debemos evitar incluir excesivas preguntas, además procuraremos que la pre-inscripción se realice en pocos pasos y de manera intuitiva, en este formulario incluiremos, además de los datos generales, preguntas relativas al sector de actividad o intereses del visitante en la feria. El formulario de registro devolverá de forma automática un email al visitante confirmándole su correcta inscripción, en este correo electrónico es práctico incluir la propia acreditación para que sea él mismo el que la imprima y pueda portarla el día de la visita sin necesidad de haber esperado en un mostrador de acreditaciones. Otro de los elementos imprescindibles dentro del área de visitantes es la creación de un buscador, a modo de catálogo, de la oferta de productos y servicios que ofrecerá la feria, este catálogo interactivo es el que cumplimentan los expositores desde las áreas específicas que comentábamos antes, un aspecto importante de este buscador es que brinde herramientas al visitante para ponerse en contacto con el expositor, de este modo podemos incluir mecanismos en tiempo real para que pueda solicitar información a determinados expositores sobre sus productos, o que directamente les pida una cita para quedar con ellos en su stand. No debemos olvidarnos de incluir toda la información relativa a ubicación del recinto; transportes necesarios para llegar y hoteles y restaurantes en los que poder alojarse o comer; este tipo de contenidos tienen que estar fácilmente accesibles y deben incluirse en el email que se envía de forma automática en el proceso de pre-acreditación on-line.

Prensa

Otro área fundamental en nuestra web es el espacio reservado para la prensa, es un contenido que frecuentemente se omite o no se le da la importancia que realmente tiene. En el área de prensa, mediante acceso privado, ubicaremos los dosieres que el evento vaya generando, informaremos de las noticias relevantes, así como de la inauguración y momentos claves del evento que deseemos que recojan los medios, por supuesto contaremos con un formulario de inscripción que permita pre-acreditarse y que facilite la entrada al recinto así como el acceso al contenido privado que estará disponible antes, durante y después del evento. Entre edición y edición usaremos los datos de nuestros medios registrados para mantenerles informados de la preparación de las futuras convocatorias.

Conocer la afluencia de visitas

Un dato interesante que debemos ser capaces de conocer es el de la afluencia de visitas que está teniendo nuestro sitio, para ello podemos contar con diferentes soluciones que existen en el mercado, algunas de ellas gratuitas tales como google analytics, estas utilidades nos permiten obtener información estadística de la procedencia, horarios, palabras clave, repeticiones, etc.. que generan los usuarios que visitan nuestro sitio, con estas herramientas podemos dimensionar si nuestra página tiene la notoriedad que esperábamos.

Terminamos esta primera parte dedicada a la web de un evento haciendo hincapié en la importancia que cobra la funcionalidad y practicidad en detrimento del diseño y la vistosidad, hagamos que nuestro sitio sea operativo e interactivo, que permita comunicarse con nuestros expositores y visitantes de forma ágil y autónoma.

Estar o no estar, esa es la cuestión, si hablamos de marketing  producto – empresa.

En épocas de crisis los recortes en los presupuestos anuales afectan –generalizando-  la inversión publicitaria.

El fallo radica en entender equivocadamente la inversión publicitaria como un gasto, cuando en realidad estamos hablando de una inversión.

Si se mantiene la inversión por ejemplo en: materia prima, transporte, consumos energéticos, envases, mantenimiento, alquileres, etc.

¿Por qué se recorta el presupuesto publicitario? 

¿O es que acaso vamos a dejar de vender?

¿O dejaremos de estar presentes en el mercado?

¿Puede una empresa de marca o una PYME posicionada dejar de participar en una feria?

Depende de diversas variables, pero lo más coherente será participar eligiendo y analizando tener presencia dónde resulte más eficaz al marketing del producto – empresa.

Si es preciso, se reducirá la superficie alquilada abaratando costos también en el diseño y construcción del stand.

De no asistir, aparte de la falta de presencia de marca - producto, posiblemente otra empresa competidora ocupará nuestro espacio y nos podemos encontrar con la falta de espacio expositivo al intentar regresar en la próxima edición; como acaba de sucederle a expositores españoles en la reciente IFA Berlín (Electrónica del hogar y bienes de consumo).  

Ir a exponer a una feria o no ir, esa es la cuestión, económicamente hablando.

Si vamos a exponer

¿Dónde vamos? ¿A qué feria? ¿Dentro o fuera del país?

En ambos casos ¿Cuál es nuestro objetivo de mercado?

¿El mercado local lo dominamos? Si   No

¿Y el internacional?  Si  No

¿Qué trozo de la tarta de negocios podemos pretender?

¿Tenemos capacidad de producción?

¿Estamos en condiciones de exportar?

¿A qué feria vamos? y ¿Cómo vamos?

¿Cuáles son las ferias punteras en nuestro sector?

¿Dónde están? ¿Tienen ferias exportadas a otros países que puedan llegar a interesarme?

Cuál resulta más conveniente a mis objetivos: ¿La feria matriz o alguna de las exportadas?

Podemos consultar al representante de la feria elegida (si lo hay).

O por qué no efectuar una visita previa de prospección a la feria elegida, siempre ayudará más ver in situ que a través de referencias, se podrá verificar a la competencia, como se presenta, el espacio ocupado, reconocer el pabellón o los pabellones dónde expondremos, e inclusive establecer contactos y recibir opiniones de expositores.   

Debemos establecer un cronograma de trabajo.

¿Con que espacio nos presentaremos en la feria?

Haremos un coste estimado básico de inversión, así podemos en principio determinar el espacio que ocuparemos.

¿Hay espacios disponibles acorde a nuestras necesidades?, ¿en qué pabellones?

Definido el espacio

En el caso de no ser expositores frecuentes:

¿Cómo nos presentaremos?

¿Con un stand de diseño?

¿Con un stand estándar de carpeta de feria?

Si la decisión es un stand de diseño, resulta sencillo encontrar referentes.

Aquí deben prevalecer –aparte del criterio económico – criterios netamente publicitarios, entre los que deberán ser tenidos en cuenta: Distribución espacial; identificación de Marca – Producto; imagen de empresa, colores, fórmula de exposición (si llevamos uno o varios productos) expositores o escaparates, displays, textos y fotografías; iluminación; ornamentación floral; etc.  

Como aprovechar y rentabilizar una visita a feria

Si se tienen objetivos o no se tienen objetivos en la visita.

¿Dónde vamos? ¿A qué feria?

¿Dentro o fuera del país?

Cómo trabajaremos en la feria

¿Planificamos la visita catálogo en mano?

¿Utilizamos las nuevas tecnologías y concertamos citas?

Vamos a:

¿Comprar?

¿A la búsqueda de representaciones?

¿A tratar de vender?

¿A tomar el pulso de las tendencias?

¿A copiar productos?

¿A analizar e investigar novedades?

¿A reconocer los pabellones e individualizar posibles espacios de exposición?