Hemos realizado una encuesta sobre la oferta de salones ofrecida por 10 hoteles de Madrid al organizador/usuario. Quienes utilizan un hotel en cualquier modalidad: reunión, congreso, show room, exposición técnica, etc. puede encontrar diferencias sustanciales (en m2) entre los dosieres recibidos, la aplicación de costes presupuestados y las dimensiones reales de los espacios contratados.

Éstas son las conclusiones:

a) La visita de reconocimiento de espacios

b) El material recibido durante la visita

c) Presupuesto, el material recibido y medidas no concuerdan

d) Sobre la necesidad de actualizar conforme a obra toda la planimetría de la oferta

a) La visita de reconocimiento de espacios tras conocer las necesidades del organizador se efectúa puntualmente, se recorren los espacios de diversas plantas brindando toda la información sobre posibilidades de distintos cerramientos, accesos, facilidades técnicas etc. Generalmente se le entrega al organizador una lujosa carpeta (poco útil por la falta de medidas) con los nombres de los salones ubicados en distintas plantas, sus capacidades y los metros cuadrados de superficie. En el 70% de los casos los salones cuentan con instalaciones de nuevas tecnologías, algunas fijas y otras removibles.

b) El material recibido durante la visita

En realidad son excelentes carpetas comerciales con buenas imágenes pero en ellas falta una información fundamental: los espacios no están acotados en cuanto a sus dimensiones, no figuran en ellas detalles técnicos, y en algunos casos las posibilidades de subdivisión de espacios. Hablando técnicamente: son necesarios planos de planta acotados y conforme a obra.

c) Presupuestos

Al recibir el o los presupuestos con las variantes de cada organizador surgen los problemas porque no coinciden superficies; en otros términos, el organizador va a alquilar espacios (metros cuadrados) sin tener claro las dimensiones.

d) Sobre la necesidad de actualizar conforme a obra toda la planimetría de la oferta

Aparte de ello hemos encontrado en algunos hoteles con cierta antigüedad serias deficiencias de diseño arquitectónico; por ejemplo la falta de montacargas (la reemplazan con los ascensores secundarios o simplemente por las escaleras), o la inexistencia de almacenes temporales imprescindibles para los expositores de exposiciones técnicas, show room, etc. Las facilidades de acceso de los materiales de exposición es también una cuestión sin una adecuada solución arquitectónica. Todo lo descripto significa una seria deficiencia en la parte comercial de los hoteles encuestados que en distintos aspectos provocan al organizador del evento mayores costes en varios ítems y a la vez al hotel sede problemas de superposición en algunos horarios en el uso de espacios comunes.

Recomendamosentonces a los hoteles la necesidad de confeccionar una planimetría actualizada de todos sus espacios con medidas de largo, ancho y alto; incluyendo las posibilidades de cierre y subdivisiones.

Información de facilidades técnicas: medidas de montacargas y/o ascensores y de sus accesos, horarios de uso en carga y descarga de materiales. Etcétera.

A los organizadoressean OPC o de eventos especiales, etc. Tener en cuenta todos estos detalles tratando de evitar encontrarse con sorpresas durante las distintas etapas de cualquier evento.