Toda feria profesional que se precie debe contar con un sistema de registro y acreditación, es un elemento imprescindible para poder considerar que un Salón es profesional, es por ello que la mayoría de estos eventos utilizan algún instrumento que permite registrar, identificar y gestionar los datos de los visitantes que acudirán al certamen. Es este carácter “obligatorio” el que provoca que, en gran parte de los casos, la acreditación sea un problema y no una herramienta útil.

A menudo estos sistemas de registro pasan a un segundo plano debido a que la atención de los organizadores se centra en dar soluciones a problemas que, a priori, parecen más relevantes, tales como: el montaje, seguridad, señalización, limpieza, etc.. , se olvidan, por tanto, que lo importante de una feria son sus visitantes y en consecuencia los datos de los mismos.

 

Acreditación, control de accesos, base de datos

La acreditación de un evento cumple varias funciones, una de las más importantes es verificar la profesionalidad del visitante y poder emitirle una credencial que le permita establecer un contacto comercial con los expositores del Salón, por eso estas credenciales suelen llevar impreso el nombre de la persona, la empresa a la que pertenece y en algunos casos el país o el cargo de la misma, o cualquier otro dato que pueda ser interesante para la puesta en contacto de expositores y visitantes. Otro de los puntos importantes de una acreditación, como comentaremos más adelante, es el poder realizar un efectivo control de accesos. Tampoco nos olvidemos que sin una acreditación profesional no podríamos conseguir la preciada base de datos de asistentes, elemento éste que nos permitirá mantener el contacto con los visitantes y preparar futuras ediciones. Por supuesto los sistemas de registro nos reportarán estadísticas variadas que nos servirán para poder redactar las notas de prensa y dar los resultados de nuestro evento. Queda suficientemente claro que los sistemas de acreditación son vitales en la organización de un evento profesional, en las siguientes líneas veremos los puntos más importantes que debemos cuidar y tener en cuenta.

 

Tiempos de espera y acreditación

Cuando visitamos una feria buscamos aprovechar el tiempo al máximo, por eso deseamos que los tiempos de espera antes de poder acceder al Salón sean los más reducidos posibles, nos gusta que los accesos al recinto sean cómodos, que dispongamos de lugares cercanos de aparcamiento o que el transporte público sea lo más fluido y práctico posible, de igual manera es importante que el necesario proceso de acreditación no suponga un retraso en nuestro acceso a la exposición, estos elementos, que preceden nuestra visita, condicionan de forma determinante la percepción que obtendremos del Salón, generándonos una mala o buena sensación del evento sin ni siquiera haber entrado en contacto todavía con los expositores. Debemos conseguir, por tanto, que el proceso de registro de los visitantes sea lo más rápido posible.

Automatizar las bases del sistema

Como no podía ser de otra forma, la tecnología juega un papel crucial en el desarrollo de las herramientas de registro y acreditación, hay que evitar los procesos manuales, como tener las credenciales pre-impresas e intentar distribuirlas de forma alfabética (generalmente acaban desordenadas a los pocos minutos), y automatizar las fases del sistema, siendo el propio visitante el que de manera autónoma pueda realizar las acciones oportunas para quedar registrado en el evento, es por ello que es muy habitual encontrar formularios de pre-registro en las páginas web del Salón para facilitar la inscripción, incluso que en estos procesos la persona inscrita pueda imprimirse por sus propios medios la acreditación o credencial que le permitirá acceder al evento si necesidad de efectuar ninguna espera en los mostradores. A menudo los eventos cuentan con jornadas, conferencias, foros… dentro de su agenda, este tipo de actividades también deben ser controladas por los formularios de inscripción, de esta forma podremos dimensionar con anterioridad al evento la afluencia que tendremos en cada una de ellas, de igual manera si existen jornadas con coste conviene automatizar el pago de forma electrónica mediante un TPV virtual. El formulario de Registro es una pieza clave y nos permite evitar colas en los mostradores de inscripción, ya que es el propio visitante el que rellena sus datos a través de la web, un aspecto importante del mismo es que esté operativo hasta el último día del certamen, frecuentemente nos encontramos Organizadores de eventos que cierran la inscripción con días o semanas de antelación al evento ya que deben preparar sus sistemas para que funcionen en los mostradores, este tipo de operativa impide que un porcentaje de visitantes elevado no pueda efectuar su inscripción y por tanto colapse el registro en el propio evento provocando las molestas colas de espera. Con la tecnología actual y las vías de comunicación on-line soportadas por Internet no debería ser necesario efectuar estos “cortes” en las inscripciones, deberíamos pensar y adecuar los sistemas al efectivo Tiempo Real.

El registro on - site

La parte más complicada y crucial de la acreditación es la correspondiente al registro on-site, la que se produce durante el transcurso del certamen, es en este punto dónde surgen la mayoría de los problemas que desembocan en largas esperas en los accesos al recinto. Es importante contar para este momento con una buena aplicación que permita recoger de una manera rápida los datos de los visitantes, sobre todo de los que no se registraron por internet, a veces se comete el error de utilizar sistemas improvisados tales como base de datos Access u hojas de cálculo para esta tarea, lo que provoca que en momentos de aglomeración el sistema se “venga abajo”. Otras herramientas han incorporado utilidades que hacen muy fácil y rápida la recogida de datos, por ejemplo existen aplicaciones que permiten escanear la tarjeta de visita del asistente y colocar cada campo correctamente en la base de datos consiguiendo un considerable ahorro de tiempo al no ser necesario teclear.

Disponer de datos de las personas que acceden a cada stand

Además de lo comentado, existe un motivo añadido por el que es importante efectuar una correcta recogida de datos de los visitantes, no es otro que darle la posibilidad al expositor de que pueda disponer de los datos de las personas que acceden a su stand, para ello existen dispositivos de lectura del código de la credencial que de forma automática e instantánea obtienen los datos del asistente y permitirán al expositor efectuar sus acciones comerciales en Tiempo Real.

Diversas posibilidades técnicas de control de tipo de visitantes

Comentábamos antes que una de las funciones primordiales de los sistemas de acreditación es el control de accesos, por un lado nos va a permitir establecer una “barrera” para evitar que accedan al evento personas no registradas, y por otra parte nos servirá como herramienta estadística en la gestión de las asistencias al evento, cuantificando la afluencia y diferenciando por cada uno de los tipos de visitantes: Profesionales, Expositores, Prensa, Organización, etc…, un buen sistema de control debe permitirnos diferenciar accesos únicos de totales, es decir poder discriminar cuántas veces ha entrado una misma persona, para evitar duplicar datos del conteo de entradas, esto se soluciona asignando códigos únicos a cada inscrito. Hoy en día existen diferentes sistemas de control, entre los más usados se encuentran: Códigos de Barras, Banda magnética, RFID (control por radio frecuencia) y tarjetas de proximidad, de todos ellos y sobre todo en eventos de mucha afluencia el más práctico y económico es el código de barras, de entrada es el único sistema que nos permite enviar por correo electrónico la credencial para que el visitante la imprima, por otro lado el coste de impresión y de lectura es el más barato. En eventos pequeños se están empezando a implantar sistemas de control por Radio Frecuencia, estos sistemas no son intrusivos en la medida de que no es necesario efectuar una lectura cercana de la credencial, sin embargo no evitan que sea necesario contar con personal que vigile el acceso, por otro lado existe un porcentaje de error en las lecturas a diferencia del código de barras, y el coste de los chips de las credenciales es considerable, sin olvidar que es necesario un sistema de antenas receptoras que encarecen el evento.

Base de datos de asistentes

En definitiva el uso de un buen sistema de acreditación nos reportará ventajas que son fundamentales sobre todo a la hora de encarar la siguiente edición, por un lado habremos dado una buena imagen de nuestro evento, por otro, habremos conseguido que todos los asistentes estén perfectamente identificados pudiendo controlar que los accesos al recinto sean efectivos, pero lo más importante de todo es que dispondremos de una base de datos de asistentes que nos permitirá planificar y comunicar la realización de futuras ediciones. Además, una buena aplicación reportará interesantes estadísticas que serán el termómetro que mida el éxito o fracaso de nuestro evento. Los Datos son la base fundamental para acometer la organización de un certamen, nos permiten planificar, nos permiten reaccionar y nos permiten analizar los resultados, si deseamos unos datos correctos debemos utilizar un sistema adecuado de acreditación.

 

Cuando hablamos de los diversos elementos que conforman la organización de una Feria, vienen a nuestra cabeza diferentes componentes que hacen factible la realización del evento: montaje de stands, control de accesos, acreditación, catering, señalización, electricidad, moqueta, y un largo etcétera. En cada uno de esos ámbitos encontramos una gran cantidad de proveedores que son especialistas en el trabajo en Ferias y aportan soluciones estándar a los requerimientos de cada situación, sin embargo hay un aspecto de la organización de un evento en el que existe un vacío de herramientas y soluciones que es suplido por la experiencia y el buen hacer de los organizadores, nos referimos a la Gestión del Certamen, entendiendo por gestión a todo el proceso interno que se realiza desde la comercialización de la feria hasta la facturación y cobro de la misma. Leer más en www.mundoferial.com

Herramienta global

En el mercado existen bastantes programas informáticos que  automatizan las tareas de una empresa, estas herramientas estándares se adaptan a los diferentes sectores a través de soluciones “verticales” diseñadas para cubrir las necesidades específicas del sector en cuestión, de este modo un alto porcentaje de empresas tiene a su disposición software construido para dar solución a las tareas propias de su actividad, sin embargo en el ámbito ferial no es fácil encontrar una solución estándar que contemple la operativa de la gestión de un Salón. Y aunque existen aplicaciones que permiten gestionar elementos tales como la actividad comercial (CRM), así como otras que se ocupan de las fases relacionados con los pedidos y facturación (ERP), y otro grupo de utilidades destinadas a dar soporte al diseño gráfico y ubicación de los stands (CAD), nos encontramos con que, hasta el momento, no existían herramientas que aunaran todas las fases en un mismo sistema, simplificando la gestión global del evento y evitando que se produjeran duplicidades en el trabajo de cada uno de los departamentos.

Etapas en la gestión         

Una de las primeras etapas dentro de la Gestión de un evento es la de Comercialización, Publicidad y Marketing, en esta fase un software adecuado debe permitirnos llevar un control de las actividades comerciales que se vayan produciendo, pudiendo almacenar un histórico de acciones efectuadas con nuestros clientes y potenciales expositores y dotándonos de herramientas que permitan realizar envíos selectivos de comunicados, presentaciones, etcétera.  Esta utilidad debe ser muy flexible en lo referido a la obtención de la información que deseemos extraer de la base de datos. Debe ser una herramienta que facilite el trabajo de nuestro equipo comercial y que permita reportar jerárquicamente cada uno de los contactos y posibilidades de negocio que se produzcan,  debe ser capaz de efectuar una previsión de ventas basada en las probabilidades de éxito que cada comercial asigne a cada una de sus posibles operaciones.

Es fundamental que esta utilidad enlace de forma  automática con la siguiente fase, de esta forma aquellos potenciales clientes que se conviertan en reales pasarán a formar parte de la base de datos de empresas expositoras, evitándonos duplicar el trabajo.

La siguiente etapa en la gestión es la relativa a los pedidos y necesidades del cliente, una vez que éste decide participar en el Certamen, para ello lo principal que debe aportarnos una aplicación es facilidad de uso y potencia en estructurar y controlar los productos y servicios que el expositor desee contratarnos, lo más práctico y rápido en estos casos es que nuestro sistema disponga de un formulario web que permita al cliente introducir por sus propios medios sus necesidades en la feria, en este formulario introducirá los metros cuadrados con los que quiere asistir, así como cualquier servicio adicional que vaya a contratar, el acceso web calculará el importe total de la solicitud, sumando las correspondientes cuotas de inscripción y cánones que se apliquen en el evento asociados a la participación. Al ser un sistema automático ajustado por reglas nos cercioramos de que la existencia de cualquier error es nula. Otra parte importante a controlar en este punto es la relativa a la generación de pedidos de productos y servicios, para ello lo ideal es permitir, al igual que la solicitud de participación, que sea el propio expositor el que se ocupe de la introducción de los elementos que necesite en el stand, una avance importante en este sentido es que el sistema permita al cliente ubicar de forma gráfica y a través de su navegador web los elementos que desee contratar en la posición en la que deben ir situados en el stand. De este modo hemos enlazado con la parte gráfica en un mismo sistema, simplificando, de nuevo, los procesos de contratación.

El departamento técnico de la empresa es el que se encarga del mantenimiento, diseño y estructuración de los planos que configuran la disposición de los espacios en una feria, este es uno de los puntos que está más desligado del resto de aplicaciones. Lo habitual en estos casos es disponer de una herramienta de diseño, frecuentemente Autocad, que nos permita dibujar con precisión la ubicación de los stands dentro de los pabellones, respetando las medidas y normativas impuestas por el recinto. Es en esta etapa del proceso dónde más duplicidades de trabajo se producen, el plano varía constantemente, inicialmente partimos de la distribución de la edición anterior (si es que hubo), posteriormente se asignan los espacios a cada expositor, este proceso generalmente se puede realizar de tres formas distintas: La primera de ellas es aquella en la que el expositor elige el espacio en el que desea exponer sobre los stands que se encuentran libres en ese momento, en la segunda es la propia organización la que se encarga de distribuir cada uno de los espacios (el expositor sólo indica los metros cuadrados que desea), y el tercer método utilizado es el de efectuar un sorteo para repartir los espacios entre los expositores, también se producen mezclas de los tres sistemas en función del evento. De cualquier forma e independiente al método utilizado para la asignación de espacios se producen multitud de variaciones en la disposición de los stands que provocan que el plano sufra constantes modificaciones. Lo ideal en este sentido es poder disponer de una única herramienta para visualizar y mantener la distribución en los pabellones, esta herramienta ha de ser una utilidad compartida por gran parte de los departamentos, por tanto es necesario que la aplicación pueda funcionar en un entorno web que permita la accesibilidad desde cualquier sitio, en cualquier momento y de forma simultánea por el personal de la empresa. En la actualidad existen tecnologías que permiten trabajar en la Red con igual operatividad y eficacia que en cualquier programa de diseño asistido por ordenador, esto supone un importante avance ya que posibilita la utilización de un sistema como el que acabamos de comentar.

Los proveedores

Uno de los aspectos más importantes dentro de la organización de un evento es la relación con los proveedores, es de vital importancia que la comunicación con cada uno de los profesionales que van a prestar servicio en nuestro evento sea lo más fluida y efectiva posible. Al proveedor encargado de montar los stands debemos proporcionarle los planos precisos con la ubicación de cada elemento y las características singulares de cada stand, esta tarea no es sencilla y requiere de personal experimentado dentro de nuestra organización, pero ¿Cómo puede ayudarnos una aplicación informática en esta etapa?, repasemos la siguiente secuencia:

-   Nuestra empresa ofrece productos y servicios al expositor.

-   Cada producto / servicio nos lo suministra un proveedor.

-   El cliente elige a través de un acceso web privado los productos que necesita, y además los ubica de forma gráfica en el stand.

-   El proveedor accede también a un acceso web privado y visualiza los stands de los expositores que han elegido alguno de los productos que él suministra, viendo la ubicación exacta en el plano y pudiendo imprimirse las diferentes órdenes de producción y montaje.

En el proceso anterior el proveedor se convierte en un miembro más de la cadena, que puede trabajar de forma autónoma gracias a la generación automática de las diferentes órdenes de montaje que produce el sistema informático.

Nuestro departamento de administración también debe estar integrado en los procesos enlazados del sistema de Gestión de la feria, este departamento interviene fundamentalmente en cuatro aspectos: Facturación, Gestión de Cobros, Gestión de Pagos y Contabilidad. El proceso de facturación debe resultar sencillo ya que disponemos de los pedidos que los propios clientes o nuestros comerciales introdujeron, por lo que contamos con toda la información para realizar una factura. Asociadas a las facturas están las diferentes formas de Pago que permitirán establecer un calendario de Cobros y gestionar nuestra tesorería, de igual forma disponemos de la información de todos y cada uno de los trabajo que han realizado nuestros proveedores y podemos introducir en el sistema las condiciones de pago que tengamos acordadas con los mismos con el fin de tener estructurada la previsión de Pagos. Por último el sistema debe ser capaz de exportar en ficheros estándar los asientos contables necesarios para poder enlazar de forma automática con nuestro programa de contabilidad y evitar el tener que volver a teclear toda la información.

Conclusión

Como hemos visto lo importante de cualquier sistema radica en la integración de todos sus módulos que nos permitan no duplicar el trabajo y que los canales de comunicación entre el personal de nuestra empresa, los clientes y proveedores sean los mismos. Este tipo de soluciones se debe complementar y enlazar con el resto de elementos de nuestro evento:(Acreditación de Visitantes, Catálogo Electrónico, Agendas On –Line, Control de Accesos, Invitaciones electrónicas, etc..), cerrando el círculo y dotando a nuestra Feria del potencial suficiente para estar a la altura de la modernización necesaria que nuestra sociedad demanda.

Comenzábamos hablando de la ausencia en el mercado de soluciones integradas para la automatización y control de todos los procesos que conforman la Gestión de un Evento, sin embargo desde empresas tecnológicas muy ligadas al sector Ferial estamos trabajando para simplificar las tareas de este sector tan peculiar y desconocido. La inmensa experiencia que nos han transmitido un determinado grupo de personas que se dedica a este apasionante mundo nos ha permitido desarrollar soluciones tecnológicas que facilitan la vida al Organizador. Indiscutiblemente, la sabiduría y el mérito son suyos.

 

Hace algo más de cuatro años  publicamos una serie de artículos sobre el uso de las nuevas tecnologías dentro del sector ferial. Raúl Caballero, Director de Proyectos de Xeria es el autor de ellos.

Hoy los reeditamos  en el NEWS e  incorporamos a nuestra web en la creencia de su utilidad práctica para todos aquellos lectores de distintos países con mayor o menor avance tecnológico que desarrollen su trabajo en los departamentos técnicos de instituciones feriales, organizadores de eventos, etc.

Todos sabemos las transformaciones aportadas por las nuevas tecnologías, luego alguno de los artículos puede aparecer como desfasados de la actualidad, pero si nos fijamos en la evolución del teléfono móvil, lo esencial en él se sigue manteniendo: recibir y enviar llamadas. Sucede lo mismo con los artículos de Caballero: lo esencial está presente en cada uno de ellos. 

Cara y cruz de la tecnología en el sector ferial

Los últimos años vividos en el sector ferial  han sido lo suficientemente cambiantes como para gastar litros de tinta en describirlos, aunque hablamos de unas pocas décadas lo cierto es que el contenido de las mismas tiene su propia Historia con sus momentos gloriosos y sus épocas de declive. No hablaremos aquí de los motivos que propiciaron el crecimiento desmedido de algunos, mal llamados, “años buenos”, ni tampoco haremos mención a las causas del impresionante parón en seco que ha sufrido la mayor parte del sector ferial.

Innovación y Tecnología

Si nos centramos en lo que a  Innovación y Tecnología se refiere hemos asistido a un uso bastante regular de las mismas. Este sector, como muchos otros, no se ha movido a la misma velocidad que el desarrollo producido en otros ámbitos. El uso de elementos tecnológicos en las ferias ha sido dispar. Frecuentemente la aplicación de soluciones tecnológicas en los eventos ha obedecido a criterios de obligatoriedad, se han instalado sistemas porque no existía otro remedio y no se ha reparado en la utilidad de los mismos ni en cómo sacar el adecuado partido a los recursos en los que se estaba invirtiendo, esto ha provocado que a menudo la tecnología se vea como un problema impuesto y no como una solución deseada. Uno de los aspectos que los recintos han adoptado en mayor o menor medida son los sistemas de acreditación, parece claro que cualquier evento profesional debe contar con un sistema que permita identificar y regular el acceso de los profesionales participantes en el certamen. Pocas veces se aprovecha el hecho de que al tener que registrar a todos los asistentes se cuenta con una base de datos lo suficientemente buena para poder promover futuros eventos, o para poder analizarla e intentar predecir cuál será el comportamiento del certamen en futuras ediciones. En paralelo a la acreditación se han instalado sistemas de control de acceso que tienen la doble intención de limitar el ingreso al recinto en función de las características del evento y de contabilizar la cantidad de personas que están accediendo. Algunos recintos, sobre todo los más grandes, optaron por la instalación de sistemas fijos para controlar sus accesos, como por ejemplo la colocación de tornos en las entradas a los pabellones, aunque a priori pueda parecer una buena alternativa lo cierto es que gran parte de ellos han sido esclavos de estas decisiones y se ven obligados a no poder evolucionar por tener que aguantar una infraestructura desfasada. En algunos casos observamos que estos sistemas no se utilizan, a pesar de que fueron instalados, porque no se hizo un correcto estudio de la necesidad de los mismos.

En el panorama nacional nos encontramos con diversidad de recintos y organizadores privados.

Como en el resto de industrias podemos hablar, si nos atenemos al tamaño, de grandes, medianos y  pequeños. En España hay muy pocos grandes, algunos medianos y muchos de menor tamaño. En lo que a tecnología se refiere, sin embargo, esta clasificación no cumple lo jerárquicamente esperado, nos encontramos como recintos grandes han optado frecuentemente por la fórmula de “matar moscas a cañonazos” embarrándose en farragosos sistemas de gestión que han podido sacar adelante con grandes equipos de personas a menudo inconexos entre sí, en este sentido algunos organizadores están “atados” a importantes inversiones realizadas de las que  no pueden prescindir aunque son conscientes de que han quedado obsoletas o que no se adaptan a lo que demanda el mercado actual. Por otro lado los recintos más modestos se han visto en la tesitura de superar su inferioridad de recursos optando por soluciones tecnológicas imaginativas, mucho más baratas, y a la postre más eficientes. No nos olvidemos que el trabajo que conlleva un salón es prácticamente el mismo al margen de su dimensión y de su localización geográfica.

Transformaciones

Los recintos feriales deben transformarse ofreciendo mecanismos para que sus clientes directos, los expositores, encuentren sistemas adecuados para ofrecer sus productos y conseguir ventas, de igual forma deben cuidar y ofrecer herramientas para que sus clientes indirectos, los visitantes, encuentren la máxima facilidad en localizar los productos y servicios que desean comprar. Debemos olvidarnos de la mera acción de vender suelo, y borrar el lema de “cuanto más metros mejor”, simplificando mucho, en algunos casos el servicio prestado por un  recinto se asemeja  al que ofrece un cementerio: vende suelo que se ornamenta en el exterior, bromas aparte, lo cierto es que el modelo de negocio de los recintos debe cambiar radicalmente, debemos potenciar las relaciones comerciales entre expositor y visitante, aliándonos con la tecnología, en este sentido existen soluciones de agendas de negocios on-line que permiten planificar la feria y establecer citas entre compradores y vendedores que se fijan de antemano mediante sistemas autónomos e independientes que funcionan en plataformas web o móviles y propician que los encuentros físicos sean más fructíferos a la par que consiguen mejorar la planificación y la eficiencia del lado del organizador.

Comunicación

Los sistemas de comunicación con visitantes y expositores deben de igual forma evolucionar y adaptarse a los medios actuales, en este sentido sistemas que pudieran parecer modernos  están cayendo en la mayor de las obsolescencias, es el caso del correo electrónico, medio que se está convirtiendo en un sistema masificado y poco fiable, el constante acoso que sufrimos de correo spam ha propiciado la aparición de sistemas anti-spam y filtros de correo no deseado, estas utilidades provocan que en muchos casos no recibamos emails que sí que son esperados. No existe una alternativa clara al email, muchas empresas han optado por volver al correo postal ordinario para garantizar los envíos. El candidato mejor colocado como alternativa al correo electrónico como medio de comunicación es posiblemente el Smartphone, no hablamos de llamadas de teléfono ni envíos de SMS, sino de sistemas de mensajería soportados por aplicaciones a medida que permitan al expositor llevar toda la gestión de la feria desde su dispositivo móvil, realizar contrataciones, obtener pases, invitaciones, etc…

Redes sociales

En lo referente a redes sociales hemos visto como el sector no ha sabido ubicarse del todo, parecía primordial y necesario el contar con presencia en las redes a toda costa, esto ha provocado que veamos certámenes con perfiles desactualizados y abandonados, que lejos de dar una imagen moderna lo que consiguen es el efecto contrario, trasmitiendo sensación de dejadez. Debemos ser conscientes de nuestras limitaciones, y si no contamos con el personal necesario es preferible “abarcar poco” para “apretar mucho”.

Tecnología aplicada

Parece claro que el futuro inmediato, en lo que a tecnología aplicada al sector ferial se refiere, pasa por la adaptación de los sistemas actuales a dispositivos móviles y smartphones. Al igual que con las redes sociales debemos ser conscientes de que no todo vale, es preferible no “estar a la última” a desarrollar soluciones defectuosas, incompletas o que no se entiendan. Asistimos a una explosión tecnológica que no tiene comparación en la historia, el surtido de dispositivos inteligentes es cada vez mayor: teléfonos, tabletas, relojes, televisores, pulseras, GPS, gafas, etc…, Además el llamado “internet de las cosas” está cada vez más cerca, este nuevo concepto viene a dotar a cada objeto cotidiano de un poder de conectividad con el resto de elementos de su entorno conjugando la informática con la domótica y la inteligencia artificial. Frecuentemente las ferias son escaparates donde se presentan las nuevas tecnologías al ámbito profesional o al público en general, paradójicamente muchos de estos certámenes utilizan tecnología que está a años luz de la que presentan en sus salones. Los que trabajamos en el sector tenemos claro que la evolución natural no pasa por virtualizar las ferias prescindiendo de la exposición física, sino por potenciar la comunicación entre expositores y visitantes haciendo que la visita al certamen sea lo más productiva posible, en este sentido el organizador debe proporcionar las herramientas adecuadas para que los actores del evento hagan negocio entre sí.

Las aplicaciones móviles

Conocidas como apps, son la mejor opción, nos ofrecen mecanismos de información y comunicación que ningún otro soporte puede igualar, además, el Smartphone acompaña de forma permanente a su propietario lo que permite que el canal de comunicación esté constantemente abierto.

No se trata de reinventar la rueda, se trata de subirse a ella. Las ferias han sido y son el escaparate en el que se presentan las novedades y primicias de sus respectivos sectores, si a través de estos certámenes hemos conseguido que los recintos alberguen un contenido puntero e innovador debemos ser capaces de que el continente esté a la altura de sus salones e incorpore una tecnología semejante a la que sus expositores presentan en sus eventos.