De todos es sabido que en cualquier feria o evento, que cuente con exposición comercial, hay dos actores fundamentales que hacen posible la existencia del mismo: Expositor y visitante. Sin embargo, y siendo conscientes de la importancia de ambas partes, no siempre ponemos a su disposición las herramientas necesarias para que la comunicación entre ambos sea lo suficientemente fluida. Frecuentemente los organizadores se centran en hacer posible todo lo que rodea al evento (montaje, seguridad, limpieza, cartelería, etc.) olvidándose que la razón de ser principal de la exposición es poner en contacto a empresas que quieren vender con profesionales que quieren comprar, en definitiva a las Ferias se va a Vender.

 

El expositor, que no lo olvidemos, es el que paga

Busca al asistir al evento el realizar contactos que a medio plazo reporten ventas a su compañía, y es por ello que invierte en suelo, en stand, en alojamientos, etc.., pero de entrada no es capaz de cuantificar con antelación a la feria, la cantidad de contactos que va a efectuar, ni el interés de estos por sus productos, ni la cifra de negocio que le reportará la feria. El visitante, que en realidad es el más importante, asiste a un evento con la intención, en la mayor parte de los casos, de conocer los productos que se exponen y en última instancia efectuar una compra.

Por tanto, si el objetivo de una feria, es que unos vendan y otros compren

¿Por qué es tan difícil para un expositor prever lo que va a vender?, y ¿por qué resulta complicado para el visitante conocer si lo que necesita lo va a encontrar en la feria?, la respuesta es sencilla: No se están utilizando herramientas que favorezcan lo comunicación previa entre ambos. Imagínense que para coger un avión tuviéramos que ir al aeropuerto y recorrer todos los stands de las compañías para que cada una de forma individual nos informara de sus vuelos, o nos llenarán una bolsa con catálogos de sus ofertas que tuviéramos que estudiar con posterioridad. Aun siendo el sector ferial en España uno de los mayores impulsores de las transacciones comerciales en este país, llegamos a la triste conclusión que a nivel de comunicación y tecnología están muy atrasados con respecto a otros sectores.

A pesar de ello, últimamente, y motivadas por la situación económica

Están surgiendo herramientas que permiten que la comunicación y la búsqueda de información entre visitantes y expositores sea una realidad, este tipo de utilidades, como no podía ser de otra manera, se apoyan en soluciones tecnológicas fundamentalmente ligadas a internet. Entre ellas destaca el auge que están experimentado aplicaciones que permiten que un visitante disponga de la información de productos y servicios de los expositores a través de la web de la feria y que pueda concertar citas con las empresas que más le interesen, de esta forma tendrá preparada su agenda de reuniones antes de asistir al evento, optimizando así, la visita al mismo. Del otro lado, el expositor recibirá de forma automática todas las peticiones de cita de estos visitantes, pudiendo aceptar o rechazar la reunión según le convenga, y planificando de este modo a su equipo comercial durante los días que dure el certamen. Además conocerá con antelación el interés de los visitantes por cada uno de sus productos y podrá elegir su disposición en el stand y cuáles de ellos son más interesantes de ser expuestos.

En muchas de las ferias que se realizan en nuestro país

Y sobre todo en las profesionales, existen lo que se conoce como “espacios de negocio”, “Workshops” o “centros de reuniones”, la mecánica de éstos es muy sencilla: el organizador convoca a empresas interesadas en comprar, frecuentemente importadores internacionales, y permite al expositor mantener reuniones de un periodo de tiempo establecido con cada uno de ellos. Los que hemos vivido algún encuentro de este tipo sabemos que es habitual que se produzcan enfados entre el expositor por no haber podido quedar con el comprador que le interesaba o no haber realizado la reunión a la hora que prefería, además, y dado que en estos espacios el expositor suele pagar por mantener este tipo de reuniones, el enfado se maximiza. Por otro lado el organizador, desde su buena fe, únicamente es culpable de no haber sido capaz de cuadrar en el tiempo todas las citas que se solicitaban. La tecnología ayuda en estos encuentros proporcionando herramientas “democráticas” que permitan al expositor solicitar las citas desde su ordenador y al comprador ir aceptando las mismas por el mismo medio, sin intervención alguna por parte del organizador, que pueda causar falsas sensaciones de favoritismo. Estas agendas electrónicas simplifican de manera espectacular el trabajo de “encaje de bolillos” que supone cuadrar a decenas de expositores pidiendo citas con decenas de compradores en varios días y con decenas de espacios de reunión, las combinaciones son casi infinitas.

Las conclusiones que sacamos son simples

Si nos apoyamos en la tecnología para potenciar la comunicación entre expositores y visitantes ganamos todos, y fundamentalmente el Organizador, ya que conseguirá que sus clientes queden satisfechos con el evento y en consecuencia repitan.

Internet nos abre unas puertas a la comunicación y divulgación, nuestra página es un escaparate de nuestro evento, pero debemos hacer que tanto visitantes como expositores puedan interactuar entre sí a través de estos soportes on line.

Buscadores en internet, agendas electrónicas interactivas

Sistemas de acreditación y registro inteligentes son las herramientas que harán posible que las ferias y eventos se modernicen y den el valor añadido, ausente hasta ahora, que el expositor y visitante se merecen, porque no lo olvidemos, sin ellos no hay evento.