Cuando acometemos la organización de una feria surgen una infinidad de dudas sobre los elementos y acciones que debemos efectuar para que todo salga lo mejor posible, estas dudas se acrecientan de manera significativa si nuestro evento es una “Primera Edición”, tanto es así que la principal incógnita en la puesta en marcha de una feria es si finalmente se realizará o por el contrario será suspendida. En las ferias que llevan tiempo celebrándose las dudas son menores, pero siempre dependemos de los movimientos que se produzcan en el sector, todos conocemos algún caso de ferias que hace años eran enormes y que en los últimos meses se han desconvocado.

Al final, el éxito o fracaso de un certamen depende de muy pocos factores, básicamente se podría calcular teniendo en cuenta el número de expositores, el número de visitantes y sobre todo el número de relaciones comerciales u operaciones de venta producidas, si resolviéramos la hipotética ecuación obtendríamos que el éxito de una feria se relaciona de forma directamente proporcional a la cantidad de visitantes y sobre todo a la calidad de los mismos, entendiéndose por calidad al poder de decisión de compra del que disponen.

Herramientas

En la actualidad disponemos de herramientas que nos permiten evaluar con antelación las necesidades que demanda el sector al que está enfocado el evento: encuestas a visitantes y expositores. Es habitual que los organizadores realicen cuestionarios a sus expositores durante la celebración del certamen, en algunos casos estas encuestas también se realizan a visitantes, estos sondeos nos dan una percepción de la valoración de nuestros clientes y visitantes con respecto al Salón que se está celebrando, pero lo que tenía que pasar ya ha pasado y no hemos podido anticiparnos o corregir los errores que se han producido. Es por ello que una medida interesante que debemos efectuar antes de la celebración de una feria es preguntar a los posibles participantes sobre los diferentes aspectos que configurarán el evento. Para esta labor es de vital importancia el disponer de una correcta base de datos, (ya hablábamos en números anteriores de la importancia de recoger y clasificar los datos de visitantes y expositores a través de una acreditación profesional), si disponemos de esta información la tarea de la encuesta se simplifica. Con respecto a la recogida y envío de la información de los cuestionarios existen diferentes alternativas, la más cómoda y barata es enviarlos por e-mail (debemos huir de encuestas en papel o de llamadas telefónicas), este correo electrónico no debe contener un formulario en Word o PDF sin más, sino que debemos dotarle de una cierta inteligencia y operatividad que permitan al encuestado poder contestar con la mayor comodidad y que además nos genere de forma automática las estadísticas de los resultados, en definitiva volvemos a apostar por la tecnología para afrontar este trabajo. En este sentido existen diferentes aplicaciones que nos permiten diseñar cuestionarios de forma sencilla y que podemos enviar vía email para que sean respondidos con comodidad y rapidez, y que además nos evitan la tediosa labor de volver a teclear el resultado de las respuestas en una hoja de Excel o base de datos, ya que estos sistemas generan gráficos y tablas de información en tiempo real.

Tres encuestas distribuidas en el tiempo

Si deseamos disponer de una información completa acerca de nuestra feria deberemos realizar tres encuestas a visitantes y expositores distribuidas en el tiempo: Una antes de la feria, otra durante el certamen y una última unos meses después del evento.

El cuestionario que se realice antes de la celebración del Salón nos permitirá prepararnos mejor para abordarlo, debe servirnos para dimensionar nuestro evento y despejar las dudas que surjan sobre su futuro desenlace. Además debe ser una utilidad que apoye a nuestra red comercial en el proceso de venta, por tanto las preguntas  irán relacionadas con las decisiones que motivan a un expositor a asistir o no, o que le condicionan a decidirse por uno u otro espacio o por contratar determinados servicios. Si la feria todavía no tiene fechas en el calendario, podemos preguntarle sobre los días apropiados, horarios y jornadas de duración. A los potenciales visitantes les preguntaremos sobre su interés en la asistencia al evento, qué espera encontrar, qué sectores le interesan, etc…

Durante la celebración del certamen podemos efectuar dos tipos de encuestas

Unas en el propio recinto mediante encuestadores y otras a través del e-mail, para estas últimas lo aconsejable es enviarlas a los pocos días de la conclusión del Salón, ya que tanto expositores como visitantes podrán responderlas desde sus oficinas habiendo enfriado y valorado de forma más objetiva su asistencia. Las que efectuemos en el propio evento tendrán dos objetivos, por un lado se las realizaremos a aquellos visitantes de los que no dispongamos de su email, es decir, al público general que no se registra de forma profesional y no nos ha facilitado datos, por otro lado este tipo de encuestas son interesantes cuando la información que nos interesa obtener tiene valor en su inmediatez, podemos preguntar a los expositores en el primer día de la feria sobre aspectos del montaje y servicios contratados con el fin de solucionar las posibles incidencias de una forma ágil. Para este tipo de cuestionarios que se efectúan en la propia feria lo aconsejable es utilizar dispositivos móviles o PDA´s que mediante wifi o conexión telefónica puedan reportar en tiempo real el resultado de las preguntas y nos permitan reaccionar ante cualquier incidencia que se produzca.

Agrupar los tipos de preguntas en grupos

En cualquiera de los casos las preguntas deben ser concisas y con las posibles respuestas contenidas en listas de valores cerradas, hay que evitar dejar las preguntas abiertas para conseguir una menor dispersión en los resultados. Podemos agrupar los tipos de preguntas en cinco grupos principales en función de la información que nos reportarán:

-Cuestiones para conocer el perfil del encuestado, tales como el sector de actividad, lugar de procedencia, cargo, etc…

-Preguntas relativas a los servicios del recinto, en este grupo haremos mención al montaje, limpieza, accesos, productos contratados, sistemas de acreditación, etc…

-Aspectos Comerciales, en este punto indagaremos sobre la cantidad y calidad de los contactos realizados, cifra estimada de ventas durante la feria, etc…

-Cuestiones relativas a las fechas, horarios y actividades del evento: preguntaremos sobre el número de días de duración, las horas de inicio y cierre, los sectores representados y la temática de las jornadas y actividades celebradas.

-Preguntas sobre futuras ediciones, este grupo de cuestiones es de los más importantes ya que en él plantearemos si el visitante o expositor tiene intención de acudir en próximas ediciones, o por ejemplo si desea que la feria se celebre de forma anual, bienal, etc...

El cuestionario no debe ser muy extenso para evitar que se deje sin contestar, además debe estar acompañado de un texto que invite a ser respondido, haciendo partícipe al encuestado de las decisiones futuras del evento. Otro dato importante a tener en cuenta es que por estadística existe un porcentaje mayor de respuestas a la encuesta de aquellos participantes descontentos, solemos ser más activos a la hora de quejarnos que a la de felicitar, por ello debemos aplicar internamente un factor de corrección en función de nuestra propia percepción del resultado de la feria.

Valoración de contactos producidos

Cuando hayan transcurrido unos meses del evento es interesante enviar un reducido cuestionario, sobre todo a expositores, para valorar si los contactos producidos durante el evento se convirtieron en las ventas que rentabilizan la asistencia a la feria, esta encuesta debe ser concisa y debe servirnos para que nuestros comerciales puedan estimar cuántos expositores repetirán participación en la próxima edición.

Con los análisis de las diferentes encuestas es conveniente preparar un informe que debemos incluir en la información de venta de nuestra feria, potenciando los aspectos mejor valorados de nuestro certamen, de igual forma en esta información comercial debemos hacer hincapié en las novedades o mejoras que incluirá nuestra próxima edición fruto de las respuestas que fueron más negativas y que nos permiten corregir errores, esos textos harán que el expositor se sienta escuchado.

Es necesario preguntar

Parece bastante obvio que si deseamos conocer la opinión de nuestros participantes es necesario preguntarles, es de sentido común que esta opinión tiene un importantísimo valor, sin embargo, y motivado por sistemas obsoletos, nos encontramos a menudo con que la cantidad de trabajo que se necesita para realizar estas encuestas es tal que no siempre se llevan a cabo, por lo cual proponemos sistemas informáticos que facilitan y aligeran la labor de desarrollo y envío de estos cuestionario y nos dan de forma automática el resultado de los mismos, no perdamos la oportunidad de usarlos.