Toda feria profesional que se precie debe contar con un sistema de registro y acreditación, es un elemento imprescindible para poder considerar que un Salón es profesional, es por ello que la mayoría de estos eventos utilizan algún instrumento que permite registrar, identificar y gestionar los datos de los visitantes que acudirán al certamen. Es este carácter “obligatorio” el que provoca que, en gran parte de los casos, la acreditación sea un problema y no una herramienta útil.

A menudo estos sistemas de registro pasan a un segundo plano debido a que la atención de los organizadores se centra en dar soluciones a problemas que, a priori, parecen más relevantes, tales como: el montaje, seguridad, señalización, limpieza, etc.. , se olvidan, por tanto, que lo importante de una feria son sus visitantes y en consecuencia los datos de los mismos.

 

Acreditación, control de accesos, base de datos

La acreditación de un evento cumple varias funciones, una de las más importantes es verificar la profesionalidad del visitante y poder emitirle una credencial que le permita establecer un contacto comercial con los expositores del Salón, por eso estas credenciales suelen llevar impreso el nombre de la persona, la empresa a la que pertenece y en algunos casos el país o el cargo de la misma, o cualquier otro dato que pueda ser interesante para la puesta en contacto de expositores y visitantes. Otro de los puntos importantes de una acreditación, como comentaremos más adelante, es el poder realizar un efectivo control de accesos. Tampoco nos olvidemos que sin una acreditación profesional no podríamos conseguir la preciada base de datos de asistentes, elemento éste que nos permitirá mantener el contacto con los visitantes y preparar futuras ediciones. Por supuesto los sistemas de registro nos reportarán estadísticas variadas que nos servirán para poder redactar las notas de prensa y dar los resultados de nuestro evento. Queda suficientemente claro que los sistemas de acreditación son vitales en la organización de un evento profesional, en las siguientes líneas veremos los puntos más importantes que debemos cuidar y tener en cuenta.

 

Tiempos de espera y acreditación

Cuando visitamos una feria buscamos aprovechar el tiempo al máximo, por eso deseamos que los tiempos de espera antes de poder acceder al Salón sean los más reducidos posibles, nos gusta que los accesos al recinto sean cómodos, que dispongamos de lugares cercanos de aparcamiento o que el transporte público sea lo más fluido y práctico posible, de igual manera es importante que el necesario proceso de acreditación no suponga un retraso en nuestro acceso a la exposición, estos elementos, que preceden nuestra visita, condicionan de forma determinante la percepción que obtendremos del Salón, generándonos una mala o buena sensación del evento sin ni siquiera haber entrado en contacto todavía con los expositores. Debemos conseguir, por tanto, que el proceso de registro de los visitantes sea lo más rápido posible.

Automatizar las bases del sistema

Como no podía ser de otra forma, la tecnología juega un papel crucial en el desarrollo de las herramientas de registro y acreditación, hay que evitar los procesos manuales, como tener las credenciales pre-impresas e intentar distribuirlas de forma alfabética (generalmente acaban desordenadas a los pocos minutos), y automatizar las fases del sistema, siendo el propio visitante el que de manera autónoma pueda realizar las acciones oportunas para quedar registrado en el evento, es por ello que es muy habitual encontrar formularios de pre-registro en las páginas web del Salón para facilitar la inscripción, incluso que en estos procesos la persona inscrita pueda imprimirse por sus propios medios la acreditación o credencial que le permitirá acceder al evento si necesidad de efectuar ninguna espera en los mostradores. A menudo los eventos cuentan con jornadas, conferencias, foros… dentro de su agenda, este tipo de actividades también deben ser controladas por los formularios de inscripción, de esta forma podremos dimensionar con anterioridad al evento la afluencia que tendremos en cada una de ellas, de igual manera si existen jornadas con coste conviene automatizar el pago de forma electrónica mediante un TPV virtual. El formulario de Registro es una pieza clave y nos permite evitar colas en los mostradores de inscripción, ya que es el propio visitante el que rellena sus datos a través de la web, un aspecto importante del mismo es que esté operativo hasta el último día del certamen, frecuentemente nos encontramos Organizadores de eventos que cierran la inscripción con días o semanas de antelación al evento ya que deben preparar sus sistemas para que funcionen en los mostradores, este tipo de operativa impide que un porcentaje de visitantes elevado no pueda efectuar su inscripción y por tanto colapse el registro en el propio evento provocando las molestas colas de espera. Con la tecnología actual y las vías de comunicación on-line soportadas por Internet no debería ser necesario efectuar estos “cortes” en las inscripciones, deberíamos pensar y adecuar los sistemas al efectivo Tiempo Real.

El registro on - site

La parte más complicada y crucial de la acreditación es la correspondiente al registro on-site, la que se produce durante el transcurso del certamen, es en este punto dónde surgen la mayoría de los problemas que desembocan en largas esperas en los accesos al recinto. Es importante contar para este momento con una buena aplicación que permita recoger de una manera rápida los datos de los visitantes, sobre todo de los que no se registraron por internet, a veces se comete el error de utilizar sistemas improvisados tales como base de datos Access u hojas de cálculo para esta tarea, lo que provoca que en momentos de aglomeración el sistema se “venga abajo”. Otras herramientas han incorporado utilidades que hacen muy fácil y rápida la recogida de datos, por ejemplo existen aplicaciones que permiten escanear la tarjeta de visita del asistente y colocar cada campo correctamente en la base de datos consiguiendo un considerable ahorro de tiempo al no ser necesario teclear.

Disponer de datos de las personas que acceden a cada stand

Además de lo comentado, existe un motivo añadido por el que es importante efectuar una correcta recogida de datos de los visitantes, no es otro que darle la posibilidad al expositor de que pueda disponer de los datos de las personas que acceden a su stand, para ello existen dispositivos de lectura del código de la credencial que de forma automática e instantánea obtienen los datos del asistente y permitirán al expositor efectuar sus acciones comerciales en Tiempo Real.

Diversas posibilidades técnicas de control de tipo de visitantes

Comentábamos antes que una de las funciones primordiales de los sistemas de acreditación es el control de accesos, por un lado nos va a permitir establecer una “barrera” para evitar que accedan al evento personas no registradas, y por otra parte nos servirá como herramienta estadística en la gestión de las asistencias al evento, cuantificando la afluencia y diferenciando por cada uno de los tipos de visitantes: Profesionales, Expositores, Prensa, Organización, etc…, un buen sistema de control debe permitirnos diferenciar accesos únicos de totales, es decir poder discriminar cuántas veces ha entrado una misma persona, para evitar duplicar datos del conteo de entradas, esto se soluciona asignando códigos únicos a cada inscrito. Hoy en día existen diferentes sistemas de control, entre los más usados se encuentran: Códigos de Barras, Banda magnética, RFID (control por radio frecuencia) y tarjetas de proximidad, de todos ellos y sobre todo en eventos de mucha afluencia el más práctico y económico es el código de barras, de entrada es el único sistema que nos permite enviar por correo electrónico la credencial para que el visitante la imprima, por otro lado el coste de impresión y de lectura es el más barato. En eventos pequeños se están empezando a implantar sistemas de control por Radio Frecuencia, estos sistemas no son intrusivos en la medida de que no es necesario efectuar una lectura cercana de la credencial, sin embargo no evitan que sea necesario contar con personal que vigile el acceso, por otro lado existe un porcentaje de error en las lecturas a diferencia del código de barras, y el coste de los chips de las credenciales es considerable, sin olvidar que es necesario un sistema de antenas receptoras que encarecen el evento.

Base de datos de asistentes

En definitiva el uso de un buen sistema de acreditación nos reportará ventajas que son fundamentales sobre todo a la hora de encarar la siguiente edición, por un lado habremos dado una buena imagen de nuestro evento, por otro, habremos conseguido que todos los asistentes estén perfectamente identificados pudiendo controlar que los accesos al recinto sean efectivos, pero lo más importante de todo es que dispondremos de una base de datos de asistentes que nos permitirá planificar y comunicar la realización de futuras ediciones. Además, una buena aplicación reportará interesantes estadísticas que serán el termómetro que mida el éxito o fracaso de nuestro evento. Los Datos son la base fundamental para acometer la organización de un certamen, nos permiten planificar, nos permiten reaccionar y nos permiten analizar los resultados, si deseamos unos datos correctos debemos utilizar un sistema adecuado de acreditación.