Cuando hablamos de los diversos elementos que conforman la organización de una Feria, vienen a nuestra cabeza diferentes componentes que hacen factible la realización del evento: montaje de stands, control de accesos, acreditación, catering, señalización, electricidad, moqueta, y un largo etcétera. En cada uno de esos ámbitos encontramos una gran cantidad de proveedores que son especialistas en el trabajo en Ferias y aportan soluciones estándar a los requerimientos de cada situación, sin embargo hay un aspecto de la organización de un evento en el que existe un vacío de herramientas y soluciones que es suplido por la experiencia y el buen hacer de los organizadores, nos referimos a la Gestión del Certamen, entendiendo por gestión a todo el proceso interno que se realiza desde la comercialización de la feria hasta la facturación y cobro de la misma. Leer más en www.mundoferial.com

Herramienta global

En el mercado existen bastantes programas informáticos que  automatizan las tareas de una empresa, estas herramientas estándares se adaptan a los diferentes sectores a través de soluciones “verticales” diseñadas para cubrir las necesidades específicas del sector en cuestión, de este modo un alto porcentaje de empresas tiene a su disposición software construido para dar solución a las tareas propias de su actividad, sin embargo en el ámbito ferial no es fácil encontrar una solución estándar que contemple la operativa de la gestión de un Salón. Y aunque existen aplicaciones que permiten gestionar elementos tales como la actividad comercial (CRM), así como otras que se ocupan de las fases relacionados con los pedidos y facturación (ERP), y otro grupo de utilidades destinadas a dar soporte al diseño gráfico y ubicación de los stands (CAD), nos encontramos con que, hasta el momento, no existían herramientas que aunaran todas las fases en un mismo sistema, simplificando la gestión global del evento y evitando que se produjeran duplicidades en el trabajo de cada uno de los departamentos.

Etapas en la gestión         

Una de las primeras etapas dentro de la Gestión de un evento es la de Comercialización, Publicidad y Marketing, en esta fase un software adecuado debe permitirnos llevar un control de las actividades comerciales que se vayan produciendo, pudiendo almacenar un histórico de acciones efectuadas con nuestros clientes y potenciales expositores y dotándonos de herramientas que permitan realizar envíos selectivos de comunicados, presentaciones, etcétera.  Esta utilidad debe ser muy flexible en lo referido a la obtención de la información que deseemos extraer de la base de datos. Debe ser una herramienta que facilite el trabajo de nuestro equipo comercial y que permita reportar jerárquicamente cada uno de los contactos y posibilidades de negocio que se produzcan,  debe ser capaz de efectuar una previsión de ventas basada en las probabilidades de éxito que cada comercial asigne a cada una de sus posibles operaciones.

Es fundamental que esta utilidad enlace de forma  automática con la siguiente fase, de esta forma aquellos potenciales clientes que se conviertan en reales pasarán a formar parte de la base de datos de empresas expositoras, evitándonos duplicar el trabajo.

La siguiente etapa en la gestión es la relativa a los pedidos y necesidades del cliente, una vez que éste decide participar en el Certamen, para ello lo principal que debe aportarnos una aplicación es facilidad de uso y potencia en estructurar y controlar los productos y servicios que el expositor desee contratarnos, lo más práctico y rápido en estos casos es que nuestro sistema disponga de un formulario web que permita al cliente introducir por sus propios medios sus necesidades en la feria, en este formulario introducirá los metros cuadrados con los que quiere asistir, así como cualquier servicio adicional que vaya a contratar, el acceso web calculará el importe total de la solicitud, sumando las correspondientes cuotas de inscripción y cánones que se apliquen en el evento asociados a la participación. Al ser un sistema automático ajustado por reglas nos cercioramos de que la existencia de cualquier error es nula. Otra parte importante a controlar en este punto es la relativa a la generación de pedidos de productos y servicios, para ello lo ideal es permitir, al igual que la solicitud de participación, que sea el propio expositor el que se ocupe de la introducción de los elementos que necesite en el stand, una avance importante en este sentido es que el sistema permita al cliente ubicar de forma gráfica y a través de su navegador web los elementos que desee contratar en la posición en la que deben ir situados en el stand. De este modo hemos enlazado con la parte gráfica en un mismo sistema, simplificando, de nuevo, los procesos de contratación.

El departamento técnico de la empresa es el que se encarga del mantenimiento, diseño y estructuración de los planos que configuran la disposición de los espacios en una feria, este es uno de los puntos que está más desligado del resto de aplicaciones. Lo habitual en estos casos es disponer de una herramienta de diseño, frecuentemente Autocad, que nos permita dibujar con precisión la ubicación de los stands dentro de los pabellones, respetando las medidas y normativas impuestas por el recinto. Es en esta etapa del proceso dónde más duplicidades de trabajo se producen, el plano varía constantemente, inicialmente partimos de la distribución de la edición anterior (si es que hubo), posteriormente se asignan los espacios a cada expositor, este proceso generalmente se puede realizar de tres formas distintas: La primera de ellas es aquella en la que el expositor elige el espacio en el que desea exponer sobre los stands que se encuentran libres en ese momento, en la segunda es la propia organización la que se encarga de distribuir cada uno de los espacios (el expositor sólo indica los metros cuadrados que desea), y el tercer método utilizado es el de efectuar un sorteo para repartir los espacios entre los expositores, también se producen mezclas de los tres sistemas en función del evento. De cualquier forma e independiente al método utilizado para la asignación de espacios se producen multitud de variaciones en la disposición de los stands que provocan que el plano sufra constantes modificaciones. Lo ideal en este sentido es poder disponer de una única herramienta para visualizar y mantener la distribución en los pabellones, esta herramienta ha de ser una utilidad compartida por gran parte de los departamentos, por tanto es necesario que la aplicación pueda funcionar en un entorno web que permita la accesibilidad desde cualquier sitio, en cualquier momento y de forma simultánea por el personal de la empresa. En la actualidad existen tecnologías que permiten trabajar en la Red con igual operatividad y eficacia que en cualquier programa de diseño asistido por ordenador, esto supone un importante avance ya que posibilita la utilización de un sistema como el que acabamos de comentar.

Los proveedores

Uno de los aspectos más importantes dentro de la organización de un evento es la relación con los proveedores, es de vital importancia que la comunicación con cada uno de los profesionales que van a prestar servicio en nuestro evento sea lo más fluida y efectiva posible. Al proveedor encargado de montar los stands debemos proporcionarle los planos precisos con la ubicación de cada elemento y las características singulares de cada stand, esta tarea no es sencilla y requiere de personal experimentado dentro de nuestra organización, pero ¿Cómo puede ayudarnos una aplicación informática en esta etapa?, repasemos la siguiente secuencia:

-   Nuestra empresa ofrece productos y servicios al expositor.

-   Cada producto / servicio nos lo suministra un proveedor.

-   El cliente elige a través de un acceso web privado los productos que necesita, y además los ubica de forma gráfica en el stand.

-   El proveedor accede también a un acceso web privado y visualiza los stands de los expositores que han elegido alguno de los productos que él suministra, viendo la ubicación exacta en el plano y pudiendo imprimirse las diferentes órdenes de producción y montaje.

En el proceso anterior el proveedor se convierte en un miembro más de la cadena, que puede trabajar de forma autónoma gracias a la generación automática de las diferentes órdenes de montaje que produce el sistema informático.

Nuestro departamento de administración también debe estar integrado en los procesos enlazados del sistema de Gestión de la feria, este departamento interviene fundamentalmente en cuatro aspectos: Facturación, Gestión de Cobros, Gestión de Pagos y Contabilidad. El proceso de facturación debe resultar sencillo ya que disponemos de los pedidos que los propios clientes o nuestros comerciales introdujeron, por lo que contamos con toda la información para realizar una factura. Asociadas a las facturas están las diferentes formas de Pago que permitirán establecer un calendario de Cobros y gestionar nuestra tesorería, de igual forma disponemos de la información de todos y cada uno de los trabajo que han realizado nuestros proveedores y podemos introducir en el sistema las condiciones de pago que tengamos acordadas con los mismos con el fin de tener estructurada la previsión de Pagos. Por último el sistema debe ser capaz de exportar en ficheros estándar los asientos contables necesarios para poder enlazar de forma automática con nuestro programa de contabilidad y evitar el tener que volver a teclear toda la información.

Conclusión

Como hemos visto lo importante de cualquier sistema radica en la integración de todos sus módulos que nos permitan no duplicar el trabajo y que los canales de comunicación entre el personal de nuestra empresa, los clientes y proveedores sean los mismos. Este tipo de soluciones se debe complementar y enlazar con el resto de elementos de nuestro evento:(Acreditación de Visitantes, Catálogo Electrónico, Agendas On –Line, Control de Accesos, Invitaciones electrónicas, etc..), cerrando el círculo y dotando a nuestra Feria del potencial suficiente para estar a la altura de la modernización necesaria que nuestra sociedad demanda.

Comenzábamos hablando de la ausencia en el mercado de soluciones integradas para la automatización y control de todos los procesos que conforman la Gestión de un Evento, sin embargo desde empresas tecnológicas muy ligadas al sector Ferial estamos trabajando para simplificar las tareas de este sector tan peculiar y desconocido. La inmensa experiencia que nos han transmitido un determinado grupo de personas que se dedica a este apasionante mundo nos ha permitido desarrollar soluciones tecnológicas que facilitan la vida al Organizador. Indiscutiblemente, la sabiduría y el mérito son suyos.