IFA Berlín, la Feria Internacional de Electrónica de Consumo para el Hogar y la asociación gfu Consumer & Home Electronics, ofrecieron su ya tradicional International Press Conference anual (23 y 26 de abril en Malta) a la que asistieron más de 300 periodistas procedentes de 54 países. Un interesante número de ponencias señalaron los distintos desarrollos e innovaciones presentadas por las empresas en su línea de productos.
Desde el punto de vista de usuario ZTE Mobile Devices resultó sorprendente la presentación de toda la gama de nuevas aplicaciones en telefonía móvil de la línea; el nubia Z9 mini con cámara UI y la particularidad de interactuar por voz y movimiento en distintas acciones de uso, por ejemplo para encender el flash dando la orden y apagarlo simplemente agitando el teléfono, etc.
La sorpresa surgió al presentar el MobileDLP Pico – Projector, el Nuevo smartphones con avanzadas nuevas tecnologías, sofisticados reconocimientos de voz, conexiones externas a network y Smart sensores; es  un teléfono de tamaño un poco mayor a los convencionales (foto) que aparte de todas esas funciones es capaz de proyectar la imagen de un video con suficiente calidad de imagen hasta unos 10m de distancia. Sin duda tendrá gran aplicación tanto en el uso hogareño como dentro del campo profesional de la comunicación. ZTE dentro de sus estrategias de marketing es  sponsor oficial Smartphone de tres equipos en la NBA. En los próximos NEWS haremos una reseña sobre los productos más destacados presentados en la International Press Conference.

Como España se apresta cambiar las reglas del juego que regulan las manifestaciones públicas, un grupo de opositores a la medida decidió cambiar también su forma de protestar.

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Existen múltiples sistemas para comercializar una feria: hay organizadores que disponen de equipos de ventas, otros se apoyan en alguna asociación del mismo sector que el evento, otros utilizan canales de comunicación tales como revistas especializadas, o bien cualquier otra forma de venta que nos ayude a conseguir el mayor número de expositores.

Sea cual sea el método utilizado para la consecución de clientes, existen puntos en común en cuanto a los procedimientos utilizados, todos ellos son susceptibles de ser mejorados mediante la utilización de un CRM (Customer Relationship Managment – Gestión de las relaciones con  el cliente), o lo que es lo mismo: Una aplicación informática que permita gestionar todas las acciones que se efectúan con los potenciales clientes hasta que se cierra una venta.

 

Los procedimientos para comercializar el espacio en un evento son similares a cualquier otra actividad

Sin embargo hay varias peculiaridades que hacen especial este tipo de ventas, entre ellas podemos destacar las siguientes:

 

-       Estamos limitados por una fecha: tanto para bien como para mal existe un día en el que empieza el evento, por tanto tenemos que centrar nuestros esfuerzos en anticipar las ventas con la mayor distancia posible a esa fecha.

-       No se vende nada concreto ni material: Comercializamos espacio en un evento para que nuestros clientes generen negocio, un negocio que no podemos cifrar de antemano ni siquiera meses después del evento. Además no siempre podemos vender el espacio concreto ya que la disposición sobre el plano va variando hasta los días próximos al evento.

-       El cliente debe abonar antes de su participación el total de lo facturado o gran parte de ello, en algunos casos sin saber si finalmente se celebrará el evento. Esta circunstancia dificulta la venta.

-       Las ferias son periódicas, se celebran de forma anual, bienal, etc…, por tanto los clientes suelen ser recurrentes.

Estas diferencias con el resto de sectores hacen aconsejable que el sistema de gestión comercial que utilicemos (CRM) sea específico para el sector ferial.

 

Base de datos

Para la puesta en marcha de cualquier CRM es fundamental disponer de una base de datos con los clientes y potenciales que pueden asistir a nuestro evento, esta base de datos debe ser única y compartida, hay que evitar el uso de hojas de Excel o ficheros en Access separados que se utilizan de forma independiente por cada uno de nuestros comerciales. El hecho de que la base de datos sea única no implica que todos los miembros de la empresa tengan acceso a toda la información, es importante establecer los parámetros y permisos que van a marcar las reglas de visibilidad. Normalmente el acceso a cada uno de los registros se asigna de forma jerárquica, respetando el organigrama de la compañía.

Al margen de los permisos es importante que nuestra base de datos esté correctamente segmentada, y que los datos sean introducidos de acuerdo con unas pautas previas que dicten las reglas que nos permitan conseguir que toda la información esté perfectamente homogeneizada.

Para que nuestra base de datos sea lo suficientemente útil debemos segmentarla de manera que cada una de las empresas y contactos que la componen estén perfectamente clasificados dentro del sector que le corresponda, esta segmentación debe basarse en listas de valores cerradas evitando los campos abiertos que dificulten el posterior filtrado. Con una buena clasificación podremos obtener en cualquier momento la relación de compañías que potencialmente puedan participar en un evento u otro, permitiéndonos establecer los consiguientes contactos comerciales.

 

El sistema de gestión comercial debe adaptarse a la tecnología actual

En este sentido tendrá que permitirnos acceder desde cualquier sitio y prácticamente con cualquier dispositivo que disponga de conexión a internet. Es importante que el comercial pueda registrar o consultar los datos de un cliente en el momento que se produce la acción de la venta, para este fin es necesario que nuestro sistema disponga de un interfaz móvil que nos permita conectarnos con nuestro teléfono. De igual forma toda la comunicación que se realice vía correo electrónico debe gestionarse desde el sistema para poder consultar en todo momento los emails que han sido enviados.

 

Los mecanismos de trabajo en el sistema deben ser lo más simples y rápidos posibles, debemos procurar que el tiempo empleado en alimentar el sistema no obstaculice el trabajo comercial pero que permita tener todos los movimientos registrados, para ello facilitaremos utilidades para registrar las acciones que efectuamos con el cliente, tales como llamadas, envío de email, reuniones, presupuestos, etc.…, estas acciones tienen dos utilidades principales, por un lado almacenarán un histórico de todo el trabajo que se ha realizado con el cliente y por otro nos servirán a modo de recordatorio de las acciones futuras que debemos realizar.

 

Es importante destacar que al haber registrado todos los movimientos necesarios para la ejecución de la venta, es fácil traspasar clientes entre diferentes comerciales o suplir la baja de alguno de ellos porque el conocimiento está en el sistema y no en la cabeza del personal.

 

 

Cuadros de previsión de ventas

Durante el transcurso de la venta y según nos vamos acercando a la posibilidad de cerrar una participación el sistema debe permitirnos ponderar la operación en cuanto a importe y metros cuadrados, para ello el comercial registrará fundamentalmente cuatro valores: Fecha estimada de cierre, Importe previsto, metros cuadrados estimados y probabilidad de cierre. Con estos cuatro datos se elaborarán de forma automática los cuadros de previsión de ventas basándose en los porcentajes de probabilidad de éxito que ha introducido cada uno de los comerciales.

 

Como todos sabemos las ferias son periódicas

Generalmente son anuales o bienales aunque existen más posibilidades, este concepto es uno de los más importantes a la hora de comercializar y de diseñar un sistema CRM. Por una parte tenemos a un grupo de potenciales clientes para la próxima edición de nuestro evento que son aquellos que participaron en la anterior cita, generalmente cada organizador conoce el porcentaje de repetición de su evento, es más, una gran parte de los expositores suele firmar la participación en la siguiente edición nada más terminar la feria, beneficiándose del correspondiente descuento. Frecuentemente se realizan encuestas de satisfacción a los expositores que han participado en el certamen (ya hablamos ampliamente de este sistema meses atrás), es interesante que estos cuestionarios se almacenen en la ficha que tiene cada expositor en el CRM, esta información será muy valiosa a la hora de retomar el contacto para conseguir la participación en ferias futuras.

Más importantes, si cabe, que los clientes de otras ediciones, son aquellos que no participaron, éstos son los que permitirán que la feria crezca. Dado que en la base de datos de nuestro CRM hemos registrado todas las acciones comerciales con los potenciales clientes, podemos, por ejemplo, realizar acciones con aquellas empresas que en años anteriores estuvieron cerca de asistir y finalmente no lo hicieron. Debemos aprovechar toda la información almacenada en el sistema para realizar los filtros oportunos que nos reporten la información necesaria para guiar las ventas.

 

El plano del recinto

Uno de los puntos exclusivos que debe incorporar un CRM específico para ferias es el plano del recinto. Este plano tendrá dibujados los diferentes stands y deberá permitirnos asignar estados a cada uno de ellos en función de la situación de contratación en la que se encuentren, de esta forma podrá haber stands que se encuentren pendientes de comercializar, otros estarán reservados y otros tendrán el estado de asignado. Estos estados aparecerán con diferentes colores para su correcta distinción. Nuestros comerciales deben poder acceder a esta información para poder ofrecer a los posibles expositores el espacio libre que más les convenga, pudiendo modificar en algún caso el tamaño de los stands para ajustarse a las demandas del cliente.

 

Una de las principales ventajas que aporta el uso de un sistema informatizado de gestión comercial es el análisis y tratamiento de la información, de nada sirve almacenar datos que no van a ser interpretados. En este sentido nuestro programa debe permitirnos construir las consultas necesarias que permitan realizar los cruces de datos que necesitemos en cada momento. Una buena explotación de los datos nos permitirá saber: la situación en la que estamos, podremos compararla con años anteriores para calcular el crecimiento o decrecimiento del Salón, estimar el coste de cada venta, plantear nuevos eventos, dimensionar el equipo de personas necesario, y un  largo etcétera.

 

Un CRM no cambia la forma de vender

Cada comercial tiene sus propios métodos basados en su experiencia, un CRM tampoco es una herramienta de control que espíe los movimientos de nuestro equipo de ventas. Un CRM es una utilidad de ayuda en nuestro trabajo diario que se nutre de la información que se genera en los contactos realizados con los potenciales clientes para facilitarnos el complicado trabajo de vender, además de ser una herramienta fundamental a la hora de fidelizar a los actuales clientes. En nuestros días uno de los elementos más valiosos de los que disponemos es la Información, nuestro éxito dependerá de cómo la utilicemos.

 

 

De todos es sabido que en cualquier feria o evento, que cuente con exposición comercial, hay dos actores fundamentales que hacen posible la existencia del mismo: Expositor y visitante. Sin embargo, y siendo conscientes de la importancia de ambas partes, no siempre ponemos a su disposición las herramientas necesarias para que la comunicación entre ambos sea lo suficientemente fluida. Frecuentemente los organizadores se centran en hacer posible todo lo que rodea al evento (montaje, seguridad, limpieza, cartelería, etc.) olvidándose que la razón de ser principal de la exposición es poner en contacto a empresas que quieren vender con profesionales que quieren comprar, en definitiva a las Ferias se va a Vender.

 

El expositor, que no lo olvidemos, es el que paga

Busca al asistir al evento el realizar contactos que a medio plazo reporten ventas a su compañía, y es por ello que invierte en suelo, en stand, en alojamientos, etc.., pero de entrada no es capaz de cuantificar con antelación a la feria, la cantidad de contactos que va a efectuar, ni el interés de estos por sus productos, ni la cifra de negocio que le reportará la feria. El visitante, que en realidad es el más importante, asiste a un evento con la intención, en la mayor parte de los casos, de conocer los productos que se exponen y en última instancia efectuar una compra.

Por tanto, si el objetivo de una feria, es que unos vendan y otros compren

¿Por qué es tan difícil para un expositor prever lo que va a vender?, y ¿por qué resulta complicado para el visitante conocer si lo que necesita lo va a encontrar en la feria?, la respuesta es sencilla: No se están utilizando herramientas que favorezcan lo comunicación previa entre ambos. Imagínense que para coger un avión tuviéramos que ir al aeropuerto y recorrer todos los stands de las compañías para que cada una de forma individual nos informara de sus vuelos, o nos llenarán una bolsa con catálogos de sus ofertas que tuviéramos que estudiar con posterioridad. Aun siendo el sector ferial en España uno de los mayores impulsores de las transacciones comerciales en este país, llegamos a la triste conclusión que a nivel de comunicación y tecnología están muy atrasados con respecto a otros sectores.

A pesar de ello, últimamente, y motivadas por la situación económica

Están surgiendo herramientas que permiten que la comunicación y la búsqueda de información entre visitantes y expositores sea una realidad, este tipo de utilidades, como no podía ser de otra manera, se apoyan en soluciones tecnológicas fundamentalmente ligadas a internet. Entre ellas destaca el auge que están experimentado aplicaciones que permiten que un visitante disponga de la información de productos y servicios de los expositores a través de la web de la feria y que pueda concertar citas con las empresas que más le interesen, de esta forma tendrá preparada su agenda de reuniones antes de asistir al evento, optimizando así, la visita al mismo. Del otro lado, el expositor recibirá de forma automática todas las peticiones de cita de estos visitantes, pudiendo aceptar o rechazar la reunión según le convenga, y planificando de este modo a su equipo comercial durante los días que dure el certamen. Además conocerá con antelación el interés de los visitantes por cada uno de sus productos y podrá elegir su disposición en el stand y cuáles de ellos son más interesantes de ser expuestos.

En muchas de las ferias que se realizan en nuestro país

Y sobre todo en las profesionales, existen lo que se conoce como “espacios de negocio”, “Workshops” o “centros de reuniones”, la mecánica de éstos es muy sencilla: el organizador convoca a empresas interesadas en comprar, frecuentemente importadores internacionales, y permite al expositor mantener reuniones de un periodo de tiempo establecido con cada uno de ellos. Los que hemos vivido algún encuentro de este tipo sabemos que es habitual que se produzcan enfados entre el expositor por no haber podido quedar con el comprador que le interesaba o no haber realizado la reunión a la hora que prefería, además, y dado que en estos espacios el expositor suele pagar por mantener este tipo de reuniones, el enfado se maximiza. Por otro lado el organizador, desde su buena fe, únicamente es culpable de no haber sido capaz de cuadrar en el tiempo todas las citas que se solicitaban. La tecnología ayuda en estos encuentros proporcionando herramientas “democráticas” que permitan al expositor solicitar las citas desde su ordenador y al comprador ir aceptando las mismas por el mismo medio, sin intervención alguna por parte del organizador, que pueda causar falsas sensaciones de favoritismo. Estas agendas electrónicas simplifican de manera espectacular el trabajo de “encaje de bolillos” que supone cuadrar a decenas de expositores pidiendo citas con decenas de compradores en varios días y con decenas de espacios de reunión, las combinaciones son casi infinitas.

Las conclusiones que sacamos son simples

Si nos apoyamos en la tecnología para potenciar la comunicación entre expositores y visitantes ganamos todos, y fundamentalmente el Organizador, ya que conseguirá que sus clientes queden satisfechos con el evento y en consecuencia repitan.

Internet nos abre unas puertas a la comunicación y divulgación, nuestra página es un escaparate de nuestro evento, pero debemos hacer que tanto visitantes como expositores puedan interactuar entre sí a través de estos soportes on line.

Buscadores en internet, agendas electrónicas interactivas

Sistemas de acreditación y registro inteligentes son las herramientas que harán posible que las ferias y eventos se modernicen y den el valor añadido, ausente hasta ahora, que el expositor y visitante se merecen, porque no lo olvidemos, sin ellos no hay evento.

Cuando acometemos la organización de una feria surgen una infinidad de dudas sobre los elementos y acciones que debemos efectuar para que todo salga lo mejor posible, estas dudas se acrecientan de manera significativa si nuestro evento es una “Primera Edición”, tanto es así que la principal incógnita en la puesta en marcha de una feria es si finalmente se realizará o por el contrario será suspendida. En las ferias que llevan tiempo celebrándose las dudas son menores, pero siempre dependemos de los movimientos que se produzcan en el sector, todos conocemos algún caso de ferias que hace años eran enormes y que en los últimos meses se han desconvocado.

Al final, el éxito o fracaso de un certamen depende de muy pocos factores, básicamente se podría calcular teniendo en cuenta el número de expositores, el número de visitantes y sobre todo el número de relaciones comerciales u operaciones de venta producidas, si resolviéramos la hipotética ecuación obtendríamos que el éxito de una feria se relaciona de forma directamente proporcional a la cantidad de visitantes y sobre todo a la calidad de los mismos, entendiéndose por calidad al poder de decisión de compra del que disponen.

Herramientas

En la actualidad disponemos de herramientas que nos permiten evaluar con antelación las necesidades que demanda el sector al que está enfocado el evento: encuestas a visitantes y expositores. Es habitual que los organizadores realicen cuestionarios a sus expositores durante la celebración del certamen, en algunos casos estas encuestas también se realizan a visitantes, estos sondeos nos dan una percepción de la valoración de nuestros clientes y visitantes con respecto al Salón que se está celebrando, pero lo que tenía que pasar ya ha pasado y no hemos podido anticiparnos o corregir los errores que se han producido. Es por ello que una medida interesante que debemos efectuar antes de la celebración de una feria es preguntar a los posibles participantes sobre los diferentes aspectos que configurarán el evento. Para esta labor es de vital importancia el disponer de una correcta base de datos, (ya hablábamos en números anteriores de la importancia de recoger y clasificar los datos de visitantes y expositores a través de una acreditación profesional), si disponemos de esta información la tarea de la encuesta se simplifica. Con respecto a la recogida y envío de la información de los cuestionarios existen diferentes alternativas, la más cómoda y barata es enviarlos por e-mail (debemos huir de encuestas en papel o de llamadas telefónicas), este correo electrónico no debe contener un formulario en Word o PDF sin más, sino que debemos dotarle de una cierta inteligencia y operatividad que permitan al encuestado poder contestar con la mayor comodidad y que además nos genere de forma automática las estadísticas de los resultados, en definitiva volvemos a apostar por la tecnología para afrontar este trabajo. En este sentido existen diferentes aplicaciones que nos permiten diseñar cuestionarios de forma sencilla y que podemos enviar vía email para que sean respondidos con comodidad y rapidez, y que además nos evitan la tediosa labor de volver a teclear el resultado de las respuestas en una hoja de Excel o base de datos, ya que estos sistemas generan gráficos y tablas de información en tiempo real.

Tres encuestas distribuidas en el tiempo

Si deseamos disponer de una información completa acerca de nuestra feria deberemos realizar tres encuestas a visitantes y expositores distribuidas en el tiempo: Una antes de la feria, otra durante el certamen y una última unos meses después del evento.

El cuestionario que se realice antes de la celebración del Salón nos permitirá prepararnos mejor para abordarlo, debe servirnos para dimensionar nuestro evento y despejar las dudas que surjan sobre su futuro desenlace. Además debe ser una utilidad que apoye a nuestra red comercial en el proceso de venta, por tanto las preguntas  irán relacionadas con las decisiones que motivan a un expositor a asistir o no, o que le condicionan a decidirse por uno u otro espacio o por contratar determinados servicios. Si la feria todavía no tiene fechas en el calendario, podemos preguntarle sobre los días apropiados, horarios y jornadas de duración. A los potenciales visitantes les preguntaremos sobre su interés en la asistencia al evento, qué espera encontrar, qué sectores le interesan, etc…

Durante la celebración del certamen podemos efectuar dos tipos de encuestas

Unas en el propio recinto mediante encuestadores y otras a través del e-mail, para estas últimas lo aconsejable es enviarlas a los pocos días de la conclusión del Salón, ya que tanto expositores como visitantes podrán responderlas desde sus oficinas habiendo enfriado y valorado de forma más objetiva su asistencia. Las que efectuemos en el propio evento tendrán dos objetivos, por un lado se las realizaremos a aquellos visitantes de los que no dispongamos de su email, es decir, al público general que no se registra de forma profesional y no nos ha facilitado datos, por otro lado este tipo de encuestas son interesantes cuando la información que nos interesa obtener tiene valor en su inmediatez, podemos preguntar a los expositores en el primer día de la feria sobre aspectos del montaje y servicios contratados con el fin de solucionar las posibles incidencias de una forma ágil. Para este tipo de cuestionarios que se efectúan en la propia feria lo aconsejable es utilizar dispositivos móviles o PDA´s que mediante wifi o conexión telefónica puedan reportar en tiempo real el resultado de las preguntas y nos permitan reaccionar ante cualquier incidencia que se produzca.

Agrupar los tipos de preguntas en grupos

En cualquiera de los casos las preguntas deben ser concisas y con las posibles respuestas contenidas en listas de valores cerradas, hay que evitar dejar las preguntas abiertas para conseguir una menor dispersión en los resultados. Podemos agrupar los tipos de preguntas en cinco grupos principales en función de la información que nos reportarán:

-Cuestiones para conocer el perfil del encuestado, tales como el sector de actividad, lugar de procedencia, cargo, etc…

-Preguntas relativas a los servicios del recinto, en este grupo haremos mención al montaje, limpieza, accesos, productos contratados, sistemas de acreditación, etc…

-Aspectos Comerciales, en este punto indagaremos sobre la cantidad y calidad de los contactos realizados, cifra estimada de ventas durante la feria, etc…

-Cuestiones relativas a las fechas, horarios y actividades del evento: preguntaremos sobre el número de días de duración, las horas de inicio y cierre, los sectores representados y la temática de las jornadas y actividades celebradas.

-Preguntas sobre futuras ediciones, este grupo de cuestiones es de los más importantes ya que en él plantearemos si el visitante o expositor tiene intención de acudir en próximas ediciones, o por ejemplo si desea que la feria se celebre de forma anual, bienal, etc...

El cuestionario no debe ser muy extenso para evitar que se deje sin contestar, además debe estar acompañado de un texto que invite a ser respondido, haciendo partícipe al encuestado de las decisiones futuras del evento. Otro dato importante a tener en cuenta es que por estadística existe un porcentaje mayor de respuestas a la encuesta de aquellos participantes descontentos, solemos ser más activos a la hora de quejarnos que a la de felicitar, por ello debemos aplicar internamente un factor de corrección en función de nuestra propia percepción del resultado de la feria.

Valoración de contactos producidos

Cuando hayan transcurrido unos meses del evento es interesante enviar un reducido cuestionario, sobre todo a expositores, para valorar si los contactos producidos durante el evento se convirtieron en las ventas que rentabilizan la asistencia a la feria, esta encuesta debe ser concisa y debe servirnos para que nuestros comerciales puedan estimar cuántos expositores repetirán participación en la próxima edición.

Con los análisis de las diferentes encuestas es conveniente preparar un informe que debemos incluir en la información de venta de nuestra feria, potenciando los aspectos mejor valorados de nuestro certamen, de igual forma en esta información comercial debemos hacer hincapié en las novedades o mejoras que incluirá nuestra próxima edición fruto de las respuestas que fueron más negativas y que nos permiten corregir errores, esos textos harán que el expositor se sienta escuchado.

Es necesario preguntar

Parece bastante obvio que si deseamos conocer la opinión de nuestros participantes es necesario preguntarles, es de sentido común que esta opinión tiene un importantísimo valor, sin embargo, y motivado por sistemas obsoletos, nos encontramos a menudo con que la cantidad de trabajo que se necesita para realizar estas encuestas es tal que no siempre se llevan a cabo, por lo cual proponemos sistemas informáticos que facilitan y aligeran la labor de desarrollo y envío de estos cuestionario y nos dan de forma automática el resultado de los mismos, no perdamos la oportunidad de usarlos.

Uno de los aspectos más incómodos de una Feria, tanto para los visitantes como para los organizadores, es el necesario control de accesos que debemos efectuar para discriminar las diferentes opciones de entrada al recinto. El control de accesos cumple con varias funciones elementales, por una parte nos sirve como barrera que permite o deniega la entrada en función de la acreditación, ticket o entrada que porta el visitante; por otro lado nos sirve a modo de contador que nos reportará las oportunas estadísticas de la afluencia a nuestro evento; en otros momentos discriminará la entrada en función de los permisos que tenga el visitante, por ejemplo en accesos a conferencias, comidas, talleres, etc.Leer más en wwwmundoferial.com

 

 

Diferentes tecnologías

Las diferentes tecnologías que se utilizan en los controles de acceso nos ofrecen un abanico de posibilidades que debemos estudiar para poder determinar cuál es la que mejor se adapta a nuestro evento, en las siguientes líneas haremos una descripción de los sistemas más utilizados.

El código de barras

Es, sin duda, el sistema más utilizado de las diferentes soluciones empleadas en los controles de acceso, las ventajas que nos reporta con respecto a otras tecnologías hacen que su uso esté más extendido, entre sus principales prestaciones se encuentran las siguientes: es barato, la impresión del código es rápida y no requiere de ningún hardware sofisticado (sirve cualquier impresora), se puede enviar por email para que lo imprima el propio visitante, la lectura es rápida y precisa. Entre los inconvenientes del uso de sistemas de código de barras podemos citar los siguientes: se puede copiar fácilmente, requiere una lectura “intrusiva” (debemos acercar el lector al visitante o que activamente muestre la acreditación a un sistema de lectura), tiene una capacidad limitada de almacenamiento (normalmente no supera los 12 dígitos).

Codificadores

Como mejora importante de los códigos de barras han aparecido sistemas que codifican de forma bidimensional o en 2D, dentro de estos modelos podemos hacer dos grandes grupos: los códigos bidimensionales cuya lectura se realiza de forma similar a un código de barras empleando una evolución de los mismos lectores laser (el más utilizado es el PDF 417), y una serie de códigos que están apareciendo que están diseñados para la lectura con teléfonos móviles (entre ellos están los denominados códigos BIDI y los QR-Code). La principal ventaja que aportan estos códigos con respecto a los códigos de barras es la capacidad de almacenamiento de información, así como el código de barras es capaz de almacenar el identificador de un visitante, el código bidimensional puede contener los datos del mismo, tales como dirección, nombre de la empresa, teléfono, etcétera. El principal inconveniente de este tipo de sistemas es la velocidad de lectura, es más lenta que la del tradicional código de barras, además el código bidimensional es más proclive a deteriorarse y dejar de ser leído. Uno de los usos habituales de estos códigos es el utilizarlos como contenedor de los datos del visitante para que un expositor pueda recoger esa información a través de un lector, en estos casos  imprimiremos el código en la acreditación y dotaremos a nuestros expositores de hardware y software para que puedan interpretarlo, de todas formas es frecuente ver que en estas acreditaciones también se imprime un código de barras que sirve para el control de accesos. Con respecto a los códigos BIDI o QR-Code que se están utilizando para la lectura en dispositivos móviles, nos encontramos con que la falta de estandarización provoca un uso limitado de estos sistemas, por otro lado la enorme cantidad de modelos de teléfonos móviles no hace sencillo que este tipo de codificación pueda utilizarse de forma masiva como es el caso de una feria.

 

Otro de los sistemas utilizados

Aunque en menor medida, es el que incorpora lecturas mediante tarjetas de banda magnética, a priori la única ventaja que nos aporta con respecto al código de barras es la dificultad para hacer un duplicado de una tarjeta, por lo demás es más caro de fabricar, imprimir y codificar; la lectura es más lenta y el porcentaje de fallos mayor. Similar a este sistema y con las mismas ventajas y desventajas están las tarjetas de proximidad, la diferencia radica en que en lugar de tener que pasar una banda magnética por un lector basta con aproximar la tarjeta al receptor.

En los últimos años se están utilizando sistemas basados en RFID (Identificación por Radio Frecuencia), el concepto es simple: la lectura se produce sin contacto con la acreditación.  La acreditación incorpora un pequeño chip con una antena que posibilita ser detectado por unos lectores o antenas, cada uno de estos chips lleva codificado un identificador único por visitante que es transmitido a un servidor. Aunque las ventajas parecen obvias existen una serie de puntos negativos que hay que tener en cuenta antes de la instalación de un sistema de este tipo: es un sistema caro, aparte del coste de las antenas receptoras hay que imputar un sobreprecio en cada acreditación, es por ello que no se utiliza en grandes eventos; la lecturas no son 100% precisas, según esté colocada la acreditación y los dispositivos que pueda tener alrededor existe un porcentaje de error, además el sistema no funcionará correctamente en eventos donde existan inhibidores de frecuencia por la presencia de alguna autoridad; otro de los temas que se ha discutido mucho, sobre todo en Estados Unidos, es que estos sistemas atentan contra la privacidad y libertad de movimientos del visitante, ya que podemos colocar antenas en diferentes puntos y poder obtener la ruta y ubicación de cada uno de los asistentes; aunque la lectura sea inalámbrica no reduce el personal de seguridad ya que alguien debe comprobar que la acreditación es correcta; este tipo de sistemas requiere de instalación de cableado eléctrico y de datos adicional. Podemos concluir que el RFID, a fecha de hoy, está más orientado a pequeños eventos que a grandes ferias, no obstante, y debido al rápido avance de la tecnología habrá que tenerlo muy en cuenta para los próximos años.

 

Medir a groso modo

En muchos eventos, sobre todo en los de público general, más que tener un exhaustivo control de accesos lo que interesa es medir a groso modo la afluencia al mismo, para este fin existen dispositivos que, sin llegar a ser exactos, permiten obtener información de la cantidad de público que ha accedido. Entre los diferentes elementos que encontramos en el mercado existen dispositivos de conteo que, colocados en un acceso, van sumando cada vez que un visitante entra. Funcionan con células fotoeléctricas (similares a las que hay en los ascensores para evitar el cierre de la puerta durante el acceso) que al ver interrumpida la comunicación entre el emisor y receptor acumulan una unidad más al total del conteo. Este es un sistema impreciso en la medida de que si son dos visitantes los que acceden a la vez sólo se contabilizará a uno de ellos. Tecnologías más avanzadas a la anterior permiten un conteo más preciso basándose en sistemas de visión inteligente, la idea es colocar cámaras en los puntos que nos interese controlar, las imágenes serán enviadas a un ordenador que a través de un software sea capaz de discriminar la figura humana y poder contar la cantidad de personas que se encuentran en un determinado espacio. Estos sistemas de conteo son aproximados y nos sirven para generar estadísticas muy a groso modo, tengamos en cuenta que el sistema no discrimina el acceso duplicado de los visitantes, incluso hay casos en los que el software ha confundido maletas o carros con personas.

Hologramas

Cuando el evento requiera de cierta seguridad, y debamos identificar de forma fehaciente al visitante, podemos utilizar determinados elementos que impidan la falsificación de la credencial, entre ellos podemos citar: Hologramas personalizados dentro de la acreditación, uso de fotografía impresa o escáneres de DNI y Pasaportes. Otra de las opciones que impiden la copia de las acreditaciones es la utilización de métodos Antipassback, es decir, no permitir el acceso a una credencial si antes no hemos efectuado la lectura de la salida de la misma.

Estadísticas e informes de los diferentes accesos

Sea cual fuere el sistema a utilizar lo que debemos exigirle es que disponga de una colección estándar de estadísticas e informes de los diferentes accesos, en este sentido es habitual contar con reports que nos muestren la afluencia por horas, otros que nos den información de presencia inmediata en el evento, o informes que separen los accesos por cada uno de los posibles tipos de visitantes. Es interesante que estas estadísticas estén disponibles en tiempo real y no sea necesario esperar a que termine el evento para obtenerlas.

A modo de resumen podemos decir que un sistema de control de accesos debe ser ágil y preciso, intentando incomodar lo mínimo posible al visitante, y que esté apoyado en la necesaria tecnología que permita al organizador estar liberado de procesos manuales e inexactos. Los sistemas de control de accesos deben ser vistos como herramientas que, además de restringir la entrada, reporten datos lo suficientemente construidos para que puedan ser utilizados como medidor del éxito de nuestro evento, y nos permitan preparar con una mejor precisión las siguientes ediciones.