Las redes sociales ¿propias o ajenas?

Las ferias y eventos son, por definición, lugares de comunicación y de contacto entre personas, es por ello que las nuevas tendencias de internet, tales como las redes sociales, encajan, a priori, de manera significativa en el concepto de evento. Muchos son los organizadores que en los últimos meses han creado espacios en sus webs con enlaces del tipo: “Síguenos en Facebook y Twitter”, El éxito del uso de este tipo de formas de divulgación no está lo suficientemente contrastado en lo que a ferias profesionales se refiere, encuestas realizadas a visitantes de estos eventos arrojan resultados que indican que un ínfimo porcentaje de personas ha conocido la existencia de la feria gracias a las redes sociales, sin embargo, sí que podemos afirmar que de cara a recabar información del evento en cuestión, sí que puede ser una buena vía de comunicación, que, en algunos casos, actúa como arma de doble filo, ya que corremos el riesgo de ser el centro de comentarios negativos que perjudiquen la imagen de nuestra feria, hay que tener en cuenta que los visitantes descontentos son más propensos a escribir comentarios que los que encontraron el evento satisfactorio. Otro error que podemos cometer al crear una cuenta en redes sociales es dejarla completamente desatendida, con lo que la imagen que estaremos dando perjudicará gravemente nuestro evento. Organizadores de medio y gran tamaño han optado por contratar a personal o empresas privadas que se dedican de forma exclusiva a generar contenidos en internet. Suele ser más productivo generar estos contenidos en páginas o redes sociales que tengan éxito reconocido, que no intentar crear las nuestras propias.

Multimedia, Blogs, Foros y Chats

Es interesante que nuestro sitio cuente con un apartado multimedia en el que incluyamos las imágenes, videos, grabaciones…, que se han obtenido en otras ediciones. Para lograrlo no es necesario alojarlas en servidores propios, sino que podemos utilizar servicios gratuitos de compañías de internet que además ayudarán a difundir los contenidos: YouTube, Picasa, Flickr…

Dentro de las opciones de las que podemos disponer para que nuestra página web sea un portal de comunicación y referencia en el sector dónde se enmarca nuestro evento, están la inclusión de elementos participativos como pueden ser los Blogs, Foros y Chats.

¿Qué es un Blog?

Un Blog o Bitácora no es más que un conjunto de artículos escritos por una o varias personas que son publicados en una web y que normalmente pueden ser comentados por los lectores. Si deseamos incluir un Blog en nuestra página necesitaremos uno o varios profesionales que puedan escribir artículos sobre temas interesantes del sector de nuestra feria, no tienen porqué ser personal de la organización, es más efectivo que sean profesionales externos que estén bien valorados en el ámbito en el que se desarrolle el evento, es importante mantener el Blog vivo fijándose actualizaciones periódicas y cumpliendo con las entregas, el éxito o fracaso de nuestro blog lo podremos medir cuantificando la cantidad de comentarios que se produzcan en el mismo, estos comentarios pueden ser “moderados” previamente por la persona encargada de mantener la página de manera que filtre la inclusión de los mismos para evitar publicar insultos o salidas de tono.

Los Foros

A diferencia de los Blogs, los Foros no tienen un autor fijo, son elementos de charla y discusión sobre asuntos que giran en torno a una misma temática. El mecanismo es muy sencillo: un usuario, que generalmente debe estar registrado, abre un tema de conversación o hilo y el resto de visitantes del foro puede responder, preguntar u opinar en ese hilo sobre el tema en cuestión, o bien abrir otro hilo con una nueva discusión. Al igual que comentábamos sobre los Blogs, podremos medir la utilización de nuestro foro observando la cantidad de mensajes que figuren en él.

Los Chats

Más inmediatos, en cuanto a comunicación se refiere, que los Blogs o Foros son los Chats, estos espacios permiten que varias personas se comuniquen a través de una página mediante mensajes de texto instantáneos. Una buena utilidad que podemos dar a este tipo de herramientas es incorporar en nuestra web un servicio de atención al expositor y visitante mediante un Chat de acceso privado, necesitaremos fijar un horario de atención y que alguien de nuestra organización conteste en tiempo real a los mensajes que vaya recibiendo.

A la hora de desarrollar

Un aspecto a tener muy en cuenta a la hora de desarrollar nuestro sitio web es el uso, cada vez más extendido, de dispositivos móviles para navegar por internet. Hay que diseñar, por tanto, nuestras páginas para que sean perfectamente legibles y utilizables en estos dispositivos, para ello evitaremos el uso de animaciones tipo Flash que no son soportadas, al menos en sus últimas versiones, por los navegadores de estos terminales. Otra solución más costosa consiste en duplicar el sitio, y generar unas páginas especificas para la navegación móvil, podemos hacer que nuestras páginas detecten el tipo de navegador que las está abriendo y muestren la versión correspondiente.

Gestor de contenidos

Para dar soporte y mantenimiento a todas las utilidades que incorporemos en nuestra web lo más práctico es contar con un gestor de contenidos, estas herramientas nos permitirán incorporar y cambiar los contenidos de nuestras páginas sin necesidad de tener conocimientos de lenguajes de internet como pueda ser html, ni ser un experto en programación, ni en bases de datos. Además, los gestores de contenidos permiten que una mismos sitio pueda ser mantenido por diferentes personas de la organización, de este modo los diversos departamentos aportarán los temas que les interesen con total autonomía. Otra de las ventajas del uso de gestores de contenidos es la facilidad de realizar una nueva web partiendo de la de un evento anterior.

El que pega primero pega dos veces

El uso de las nuevas tendencias de internet que fomentan la comunicación entre las personas es positivo, sin embargo frecuentemente nos encontramos con organizadores que “echan mano” de este tipo de redes, motivados por el boom y la moda actual, sin entrar a considerar la utilidad práctica de las mismas. No debemos incorporar contenidos introducidos con “calzador” que luego mantendremos desactualizados sin ocuparnos siquiera de contestar a los comentarios que anónimos internautas han dejado esperando una pronta respuesta. Internet cuenta con un enorme potencial de comunicación, democrático e imprevisible, somos incapaces de predecir lo que va a funcionar o lo que no lo hará, lo que parece claro es que en esta “red de redes” se hace cierta la frase: “el que pega primero, pega dos veces”, no hagamos algo porque todo el mundo lo hace. Si queremos triunfar, ahora más que nunca, tendremos que innovar.

Raúl Caballero. Director de Proyectos de Xeria, www.xeria.es

Hablar de cómo debe ser una web no es tarea fácil, intervienen múltiples factores y elementos que pueden incorporarse a las diferentes páginas con una infinidad de aspectos y estructuras posibles. Un sitio web se compone de diversas configuraciones y utilidades que son el escaparate on-line de nuestro evento, todas ellas pueden agruparse en cuatro importantes características: Diseño, Usabilidad, Funcionalidad y Contenidos.

Diseño
El diseño es el aspecto más subjetivo de nuestro site, aún siendo un elemento importante, la tendencia actual consiste en diseños simples y funcionales, se buscan páginas limpias, claras y correctamente estructuradas. Se tiende a eliminar animaciones tipo flash ya que el contenido de las mismas no será indexado por muchos buscadores y además no son navegables en la mayoría de los dispositivos móviles.

Su uso
Su utilización es un apartado frecuentemente descuidado en gran parte de las webs, el concepto es simple, consiste en configurar nuestra web de manera que los usuarios que la visiten no encuentren dificultades en la navegación y sea lo más intuitiva posible, aunque hay muchos estudios al respecto una forma fácil de comprobar la facilidad de manejo de nuestro sitio es invitando a navegar por él a alguien que no conozca nada de nuestro evento, más tarde le preguntaremos sobre sus impresiones y seguro que nos aporta interesantes correcciones.

Funcionalidad
En los últimos años las páginas web han pasado de ser simples escaparates estáticos a convertirse en verdaderas aplicaciones funcionales, es, por tanto, la funcionalidad el elemento que debemos potenciar en nuestro sitio de internet, y dotar a nuestra página de las utilidades necesarias para que se convierta en una herramienta que permita a expositores y visitantes obtener el máximo provecho de su asistencia al evento.

Soporte a los contenidos
Tanto diseño como, uso y funcionalidad son aspectos que tienen como última finalidad el dar soporte a los Contenidos que contendrá nuestra web, éstos serán el texto, noticias, datos de contacto, información práctica, ficha del evento, etc… de nuestras páginas, y a la postre conformarán la esencia de nuestro sitio. En las siguientes líneas realizaremos una relación de los contenidos más importantes con los que debemos contar a la hora de diseñar nuestra web.
Los datos de contacto son imprescindibles en cualquier página, una forma útil de tenerlos siempre visibles es incluirlos en la cabecera o pie de la página, al menos el teléfono principal y/o una dirección de correo electrónico.
La ficha técnica del evento debe informar de las características fundamentales del Certamen: Fechas y horarios, número estimado de expositores y visitantes, superficie de exposición, etc es el resumen de nuestro evento y debe ocupar una posición destacada en la web.

Canal de comunicación para expositores
Es de obligada inclusión un espacio para expositores, este contenido estará destinado a aquellas empresas que han contratado un espacio en nuestra feria y a aquellas otras que tienen un potencial interés en hacerlo. Para las primeras, las que ya son expositores, habilitaremos un acceso privado que sirva de canal de comunicación con los organizadores y que permita a los expositores realizar aquellas tareas que son necesarias para llevar a cabo su participación, entre ellas podemos comentar las siguientes: Obtener las acreditaciones para acceder al recinto; descargar la información relativa a horarios, accesos, montaje, condiciones de participación, etc..; invitar de forma electrónica a sus potenciales visitantes; contratar on-line los accesorios, productos y servicios con los que desee participar; gestionar el contenido que presentará a su empresa en el catálogo de la feria; acceder a las herramientas que le permitan planificar su exposición gestionando citas de negocio con visitantes o en los posibles workshops que complementen el evento. En definitiva debe brindarle la posibilidad de efectuar todo el trabajo previo de forma autónoma, liberando de llamadas innecesarias a nuestro equipo ferial. Para los potenciales expositores dispondremos de un espacio en el que les mostremos las ventajas de participar en nuestro evento, para ello daremos cifras de otras ediciones junto a comentarios satisfactorios de participación de antiguos expositores o resultados de encuestas realizadas en años anteriores, conviene ser claro en cuanto a los diversos precios de cada una de las modalidades de participación, además es importante disponer de una página que mediante un formulario permita al futuro expositor realizar la solicitud de participación on-line, ahorrándonos, de este modo, el trabajo de generar el pedido correspondiente.

Los visitantes
Más importantes que los expositores, aunque a veces lo olvidemos, son los visitantes. El visitante es el que hace posible nuestro evento, y es el actor que más accesos generará en nuestro sitio web, por ello las páginas principales deben ir dirigidas hacia él, además le habilitaremos un espacio de nuestro menú con apartados específicos para hacer su visita más práctica y productiva. En el área de visitantes debemos indicar de forma exhaustiva y convincente los motivos por los que se debe visitar nuestro evento. Para aquellas ferias mixtas, es decir, que cuentan con público profesional y público general, es importante diferenciar en nuestro sitio los espacios para cada uno de ellos e informar de los horarios y accesos de cada tipo. Un elemento importante es el formulario de pre-registro, debe estar bien visible y ser lo más cómodo posible de rellenar, debemos evitar incluir excesivas preguntas, además procuraremos que la pre-inscripción se realice en pocos pasos y de manera intuitiva, en este formulario incluiremos, además de los datos generales, preguntas relativas al sector de actividad o intereses del visitante en la feria. El formulario de registro devolverá de forma automática un email al visitante confirmándole su correcta inscripción, en este correo electrónico es práctico incluir la propia acreditación para que sea él mismo el que la imprima y pueda portarla el día de la visita sin necesidad de haber esperado en un mostrador de acreditaciones. Otro de los elementos imprescindibles dentro del área de visitantes es la creación de un buscador, a modo de catálogo, de la oferta de productos y servicios que ofrecerá la feria, este catálogo interactivo es el que cumplimentan los expositores desde las áreas específicas que comentábamos antes, un aspecto importante de este buscador es que brinde herramientas al visitante para ponerse en contacto con el expositor, de este modo podemos incluir mecanismos en tiempo real para que pueda solicitar información a determinados expositores sobre sus productos, o que directamente les pida una cita para quedar con ellos en su stand. No debemos olvidarnos de incluir toda la información relativa a ubicación del recinto; transportes necesarios para llegar y hoteles y restaurantes en los que poder alojarse o comer; este tipo de contenidos tienen que estar fácilmente accesibles y deben incluirse en el email que se envía de forma automática en el proceso de pre-acreditación on-line.

Prensa
Otro área fundamental en nuestra web es el espacio reservado para la prensa, es un contenido que frecuentemente se omite o no se le da la importancia que realmente tiene. En el área de prensa, mediante acceso privado, ubicaremos los dosieres que el evento vaya generando, informaremos de las noticias relevantes, así como de la inauguración y momentos claves del evento que deseemos que recojan los medios, por supuesto contaremos con un formulario de inscripción que permita pre-acreditarse y que facilite la entrada al recinto así como el acceso al contenido privado que estará disponible antes, durante y después del evento. Entre edición y edición usaremos los datos de nuestros medios registrados para mantenerles informados de la preparación de las futuras convocatorias.

Conocer la afluencia de visitas
Un dato interesante que debemos ser capaces de conocer es el de la afluencia de visitas que está teniendo nuestro sitio, para ello podemos contar con diferentes soluciones que existen en el mercado, algunas de ellas gratuitas tales como google analytics, estas utilidades nos permiten obtener información estadística de la procedencia, horarios, palabras clave, repeticiones, etc.. que generan los usuarios que visitan nuestro sitio, con estas herramientas podemos dimensionar si nuestra página tiene la notoriedad que esperábamos.
Terminamos esta primera parte dedicada a la web de un evento haciendo hincapié en la importancia que cobra la funcionalidad y practicidad en detrimento del diseño y la vistosidad, hagamos que nuestro sitio sea operativo e interactivo, que permita comunicarse con nuestros expositores y visitantes de forma ágil y autónoma.

Raúl Caballero. Director de Proyectos de Xeria, www.xeria.es

Cuando hablamos de los diversos elementos que conforman la organización de una Feria, vienen a nuestra cabeza diferentes componentes que hacen factible la realización del evento: montaje de stands, control de accesos, acreditación, catering, señalización, electricidad, moqueta, y un largo etcétera. En cada uno de esos ámbitos encontramos una gran cantidad de proveedores que son especialistas en el trabajo en Ferias y aportan soluciones estándar a los requerimientos de cada situación, sin embargo hay un aspecto de la organización de un evento en el que existe un vacío de herramientas y soluciones que es suplido por la experiencia y el buen hacer de los organizadores, nos referimos a la Gestión del Certamen, entendiendo por gestión a todo el proceso interno que se realiza desde la comercialización de la feria hasta la facturación y cobro de la misma.

Simplificar la gestión global
En el mercado existen bastantes programas informáticos que automatizan las tareas de una empresa, estas herramientas estándares se adaptan a los diferentes sectores a través de soluciones “verticales” diseñadas para cubrir las necesidades específicas del sector en cuestión, de este modo un alto porcentaje de empresas tiene a su disposición software construido para dar solución a las tareas propias de su actividad, sin embargo en el ámbito ferial no es fácil encontrar una solución estándar que contemple la operativa de la gestión de un Salón. Y aunque existen aplicaciones que permiten gestionar elementos tales como la actividad comercial (CRM), así como otras que se ocupan de las fases relacionados con los pedidos y facturación (ERP), y otro grupo de utilidades destinadas a dar soporte al diseño gráfico y ubicación de los stands (CAD), nos encontramos con que, hasta el momento, no existían herramientas que aunaran todas las fases en un mismo sistema, simplificando la gestión global del evento y evitando que se produjeran duplicidades en el trabajo de cada uno de los departamentos.

Flexibilidad en la obtención de información
Una de las primeras etapas dentro de la Gestión de un evento es la de Comercialización, Publicidad y Marketing, en esta fase un software adecuado debe permitirnos llevar un control de las actividades comerciales que se vayan produciendo, pudiendo almacenar un histórico de acciones efectuadas con nuestros clientes y potenciales expositores y dotándonos de herramientas que permitan realizar envíos selectivos de comunicados, presentaciones, etcétera. Esta utilidad debe ser muy flexible en lo referido a la obtención de la información que deseemos extraer de la base de datos. Debe ser una herramienta que facilite el trabajo de nuestro equipo comercial y que permita reportar jerárquicamente cada uno de los contactos y posibilidades de negocio que se produzcan, debe ser capaz de efectuar una previsión de ventas basada en las probabilidades de éxito que cada comercial asigne a cada una de sus posibles operaciones.
Es fundamental que esta utilidad enlace de forma automática con la siguiente fase, de esta forma aquellos potenciales clientes que se conviertan en reales pasarán a formar parte de la base de datos de empresas expositoras, evitándonos duplicar el trabajo.

Facilidad de uso y potencia
La siguiente etapa en la gestión es la relativa a los pedidos y necesidades del cliente, una vez que éste decide participar en el Certamen, para ello lo principal que debe aportarnos una aplicación es facilidad de uso y potencia en estructurar y controlar los productos y servicios que el expositor desee contratarnos, lo más práctico y rápido en estos casos es que nuestro sistema disponga de un formulario web que permita al cliente introducir pos sus propios medios sus necesidades en la feria, en este formulario introducirá los metros cuadrados con los que quiere asistir, así como cualquier servicio adicional que vaya a contratar, el acceso web calculará el importe total de la solicitud, sumando las correspondientes cuotas de inscripción y cánones que se apliquen en el evento asociados a la participación. Al ser un sistema automático ajustado por reglas nos cercioramos de que la existencia de cualquier error es nula. Otra parte importante a controlar en este punto es la relativa a la generación de pedidos de productos y servicios, para ello lo ideal es permitir, al igual que la solicitud de participación, que sea el propio expositor el que se ocupe de la introducción de los elementos que necesite en el stand, una avance importante en este sentido es que el sistema permita al cliente ubicar de forma gráfica y a través de su navegador web los elementos que desee contratar en la posición en la que deben ir situados en el stand. De este modo hemos enlazado con la parte gráfica en un mismo sistema, simplificando, de nuevo, los procesos de contratación.

Disponer de una única herramienta
El departamento técnico de la empresa es el que se encarga del mantenimiento, diseño y estructuración de los planos que configuran la disposición de los espacios en una feria, este es uno de los puntos que está más desligado del resto de aplicaciones. Lo habitual en estos casos es disponer de una herramienta de diseño, frecuentemente Autocad, que nos permita dibujar con precisión la ubicación de los stands dentro de los pabellones, respetando las medidas y normativas impuestas por el recinto. Es en esta etapa del proceso dónde más duplicidades de trabajo se producen, el plano varía constantemente, inicialmente partimos de la distribución de la edición anterior (si es que hubo), posteriormente se asignan los espacios a cada expositor, este proceso generalmente se puede realizar de tres formas distintas: La primera de ellas es aquella en la que el expositor elige el espacio en el que desea exponer sobre los stands que se encuentran libres en ese momento, en la segunda es la propia organización la que se encarga de distribuir cada uno de los espacios (el expositor sólo indica los metros cuadrados que desea), y el tercer método utilizado es el de efectuar un sorteo para repartir los espacios entre los expositores, también se producen mezclas de los tres sistemas en función del evento. De cualquier forma e independiente al método utilizado para la asignación de espacios se producen multitud de variaciones en la disposición de los stands que provocan que el plano sufra constantes modificaciones. Lo ideal en este sentido es poder disponer de una única herramienta para visualizar y mantener la distribución en los pabellones, esta herramienta ha de ser una utilidad compartida por gran parte de los departamentos, por tanto es necesario que la aplicación pueda funcionar en un entorno web que permita la accesibilidad desde cualquier sitio, en cualquier momento y de forma simultánea por el personal de la empresa. En la actualidad existen tecnologías que permiten trabajar en la Red con igual operatividad y eficacia que en cualquier programa de diseño asistido por ordenador, esto supone un importante avance ya que posibilita la utilización de un sistema como el que acabamos de comentar.

La importancia del sistema de gestión de la feria
Uno de los aspectos más importantes dentro de la organización de un evento es la relación con los proveedores, es de vital importancia que la comunicación con cada uno de los profesionales que van a prestar servicio en nuestro evento sea lo más fluida y efectiva posible. Al proveedor encargado de montar los stands debemos proporcionarle los planos precisos con la ubicación de cada elemento y las características singulares de cada stand, esta tarea no es sencilla y requiere de personal experimentado dentro de nuestra organización, pero ¿Cómo puede ayudarnos una aplicación informática en esta etapa?, repasemos la siguiente secuencia:

Nuestra empresa ofrece productos y servicios al expositor.
Cada producto / servicio nos lo suministra un proveedor.
El cliente elige a través de un acceso web privado los productos que necesita, y además los ubica de forma gráfica en el stand.
El proveedor accede también a un acceso web privado y visualiza los stands de los expositores que han elegido alguno de los productos que él suministra, viendo la ubicación exacta en el plano y pudiendo imprimirse las diferentes órdenes de producción y montaje.

En el proceso anterior el proveedor se convierte en un miembro más de la cadena, que puede trabajar de forma autónoma gracias a la generación automática de las diferentes órdenes de montaje que produce el sistema informático.
Nuestro departamento de administración también debe estar integrado en los procesos enlazados del sistema de Gestión de la feria, este departamento interviene fundamentalmente en cuatro aspectos: Facturación, Gestión de Cobros, Gestión de Pagos y Contabilidad. El proceso de facturación debe resultar sencillo ya que disponemos de los pedidos que los propios clientes o nuestros comerciales introdujeron, por lo que contamos con toda la información para realizar una factura. Asociadas a las facturas están las diferentes formas de Pago que permitirán establecer un calendario de Cobros y gestionar nuestra tesorería, de igual forma disponemos de la información de todos y cada uno de los trabajo que han realizado nuestros proveedores y podemos introducir en el sistema las condiciones de pago que tengamos acordadas con los mismos con el fin de tener estructurada la previsión de Pagos. Por último el sistema debe ser capaz de exportar en ficheros estándar los asientos contables necesarios para poder enlazar de forma automática con nuestro programa de contabilidad y evitar el tener que volver a teclear toda la información.

La integración de todos los módulos del sistema
Como hemos visto lo importante de cualquier sistema radica en la integración de todos sus módulos que nos permitan no duplicar el trabajo y que los canales de comunicación entre el personal de nuestra empresa, los clientes y proveedores sean los mismos. Este tipo de soluciones se debe complementar y enlazar con el resto de elementos de nuestro evento:(Acreditación de Visitantes, Catálogo Electrónico, Agendas On –Line, Control de Accesos, Invitaciones electrónicas, etc..), cerrando el círculo y dotando a nuestra Feria del potencial suficiente para estar a la altura de la modernización necesaria que nuestra sociedad demanda.

Soluciones tecnológicas que facilitan el trabajo
Comenzábamos hablando de la ausencia en el mercado de soluciones integradas para la automatización y control de todos los procesos que conforman la Gestión de un Evento, sin embargo desde empresas tecnológicas muy ligadas al sector Ferial estamos trabajando para simplificar las tareas de este sector tan peculiar y desconocido. La inmensa experiencia que nos han transmitido un determinado grupo de personas que se dedica a este apasionante mundo nos ha permitido desarrollar soluciones tecnológicas que facilitan el trabajo al Organizador. Indiscutiblemente, la sabiduría y el mérito son suyos.

Dentro del ciclo de sesiones formativas, AIMFE, asociación referente del sector de la arquitectura efímera, eligió la temática sobre marketing ferial, con el objetivo de incrementar el valor de los actuales servicios ofrecidos por las empresas integrantes de AIMFE mediante la oferta de una ayuda integral, individualizada y personalizada al cliente, esto es, dotar de valor a lo ya consolidado, a fin de procurar su fidelización.

El curso, impartido por la empresa Korazza, especializada en gestión de asociaciones empresariales, se basó en tres pilares: El plan estratégico de la empresa y el plan de marketing como herramienta, la formulación de la estrategia comercial, y la participación y preparación previa de la feria. Paralelamente, se profundizó en las características y la problemática actual del sector ferial, así como en la gestión y coordinación del equipo presente en la feria.

Las empresas asociadas que participaron de este curso han manifestado un alto grado de satisfacción, por ello se planteará una nueva sesión para aquellos asociados que no pudieron asistir a esta cita, para que puedan beneficiarse de este curso, o que a su vez puedan ofrecerlo a sus propios clientes.

La formación será uno de los ejes principales de esta asociación, buscando temas de interés para todos sus asociados.

Raúl Caballero. Director de Proyectos de Xeria, www.xeria.es

Desde el punto de vista de las acreditaciones, sistemas de registro y control de Accesos, un evento deportivo no es muy diferente a una feria o congreso, sobre todo si la feria es mixta, es decir, aquella que cuenta con público profesional y público general. Estableciendo ciertas analogías el público general de una feria sería similar al espectador de un evento deportivo, y el profesional de la feria podría equipararse a los trabajadores que hacen posible la celebración de la competición deportiva en cuestión.

Experiencia práctica
Dado que las competiciones deportivas son muchas y variadas, y no todas requieren de sistemas de control de acceso específicos, vamos a centrarnos en eventos significativos en cuanto a relevancia e interesantes en cuanto a control de accesos y acreditación, un buen ejemplo de ellos ha sido la celebración de la Copa del Rey de Baloncesto 2010 que tuvo lugar en Bilbao entre el 18 y 21 de Febrero, y de la cual he tenido la suerte de participar en la preparación y gestión de todos los elementos relativos a control de acceso y acreditaciones.

Seguridad
La seguridad en un evento de estas características adquiere un mayor protagonismo que en otro tipo de competiciones, sobre todo si tenemos en cuenta que su Majestad el Rey acudió a la Final de la Copa de ídem, y que el lugar de celebración fue Bilbao. Por esta razón las acreditaciones que se emiten llevan incorporadas la fotografía de la persona que la portará, también es habitual incluir algún elemento adicional de seguridad como pueda ser un holograma.

Recopilación de datos
Los meses previos al evento se efectúa un trabajo de recopilación de las diferentes bases de datos del personal que posteriormente trabajará en la competición, además de los trabajadores deberemos acreditar a los diferentes Medios de Comunicación que darán cobertura al evento, así como a los organizadores, árbitros, servicios médicos, directivos de clubs, antidoping, etc…, y por supuesto a los miembros de los equipos (jugadores y cuerpo técnico). Esta base de datos contendrá en un alto porcentaje la mayoría de las personas que están autorizadas a acceder al pabellón, siendo los organizadores los que autoricen o denieguen el acceso a una determinada persona, la recopilación de esta información puede ser una ardua tarea si no disponemos de las herramientas adecuadas, tengamos en cuenta que cada una de las empresas nos enviará los datos de una forma diferente (un Excel, Word, Access,etc..) y las fotos con múltiples formatos y resoluciones, y será trabajo nuestro el convertir todo a nuestro estándar, sin embargo si aplicamos herramientas informáticas podemos conseguir que cada una de las empresas pueda introducir la información de trabajadores incluyendo su fotografía desde una plataforma web que nos ahorrará un enorme trabajo de gestión. Esta plataforma está en un ámbito privado al que se accede con usuario y contraseña y sirve además como canal de comunicación entre los organizadores y los diferentes proveedores del evento.

Los medios de comunicación
La relación con los medios de comunicación es similar, de entrada las plazas destinadas a la prensa están limitadas con lo que debemos efectuar un filtro sobre las solicitudes recibidas, para ello dispondremos de un sistema en el que los diferentes Medios nos indicarán su intención de dar cobertura a la competición, la organización podrá aceptar o denegar a cada uno de los solicitantes a través de una herramienta on-line que permitirá que el periodista reciba en tiempo real la respuesta a su solicitud. Como los medios que cubren estos eventos suelen variar sobre la marcha en función de los resultados que se produzcan en los partidos, dispondremos de una utilidad que permita dar de baja a determinados Medios y que su plaza la ocupen otros que hasta entonces se encontraban en lista de espera.

Sobre los distintos puntos de acreditación
Otro de los aspectos característico de la acreditación de este tipo de eventos consiste en la existencia simultánea de diversos puntos de acreditación separados entre sí, es habitual encontrarse con puestos de registro en el hotel donde se concentran los equipos y los medios, lo singular de esta circunstancia radica en la necesidad de que estos puntos estén interconectados para evitar que se dupliquen las acreditaciones o que alguien intente recoger la misma credencial en varios sitios, por ello el sistema que se utilizó en la Copa del Rey estaba permanentemente conectado a un servidor remoto que permitía compartir entre todas las zonas de acreditación una misma base de datos.

Controles de accesos
En cuanto a los controles de Acceso deben de ser exhaustivos y estar dotados de determinadas cualidades que impidan cualquier acceso incorrecto, en este aspecto hay varios apartados que el sistema debe controlar: Permitir o denegar la entrada en función del día o la hora, restringir el acceso a determinadas zonas (vestuarios, zona de medios, etc…), y efectuar un control Antipassback, es decir, impedir que alguien acceda con una acreditación duplicada, para ello el sistema controlará que una acreditación no pueda entrar si previamente no ha salido. Este mismo control se empleó en el control del acceso de los Espectadores, lo importante en este caso era que el sistema pudiera advertir de un intento de acceso duplicado, ya fuera porque alguien intentará falsificar una entrada o bien porque una vez dentro del pabellón un espectador pudiera entregar su entrada a alguien de fuera (por ejemplo a través de una valla).

Información en tiempo real
Es habitual que las diferentes fuerzas de seguridad soliciten información en tiempo real de las personas que se encuentran dentro del pabellón, para ello el sistema debe ser capaz de permitir extraer información de presencia inmediata, por lo que es importante el control de entradas y salidas que comentábamos anteriormente.

Confiemos en la tecnología
En resumen, un evento deportivo conlleva la misma problemática a nivel de acreditaciones y accesos que una feria o congreso, nos encontramos frecuentemente que toda la gestión y puesta en marcha de estos sistemas se realiza de forma manual, empleando una cantidad de tiempo excesivo y haciendo que los organizadores trasnochen más de lo que les gustaría. El uso de herramientas tecnológicas centradas en la potenciación del tiempo real es sin duda la mejor opción para acometer este tipo de eventos, confiemos en la tecnología, nuestro trabajo será más efectivo en menos tiempo.

Raúl Caballero. Director de Proyectos de Xeria, www.xeria.es

Cuando acometemos la organización de una feria surgen una infinidad de dudas sobre los elementos y acciones que debemos efectuar para que todo salga lo mejor posible, estas dudas se acrecientan de manera significativa si nuestro evento es una “Primera Edición”, tanto es así que la principal incógnita actual en la puesta en marcha de una feria es si finalmente se realizará o por el contrario será suspendida. En las ferias que llevan tiempo celebrándose las dudas son menores, pero siempre dependemos de los movimientos que se produzcan en el sector, todos conocemos algún caso de ferias que hace años eran enormes y que en los últimos meses se han desconvocado. Al final, el éxito o fracaso de un certamen depende de muy pocos factores, básicamente se podría calcular teniendo en cuenta el número de expositores, el número de visitantes y sobre todo el número de relaciones comerciales u operaciones de venta producidas, si resolviéramos la hipotética ecuación obtendríamos que el éxito de una feria se relaciona de forma directamente proporcional a la cantidad de visitantes y sobre todo a la calidad de los mismos, entendiéndose por calidad al poder de decisión de compra del que disponen.

Herramientas

En la actualidad disponemos de herramientas que nos permiten evaluar con antelación las necesidades que demanda el sector al que está enfocado el evento: encuestas a visitantes y expositores. Es habitual que los organizadores realicen cuestionarios a sus expositores durante la celebración del certamen, en algunos casos estas encuestas también se realizan a visitantes, estos sondeos nos dan una percepción de la valoración de nuestros clientes y visitantes con respecto al Salón que se está celebrando, pero lo que tenía que pasar ya ha pasado y no hemos podido anticiparnos o corregir los errores que se han producido. Es por ello que una medida interesante que debemos efectuar antes de la celebración de una feria es preguntar a los posibles participantes sobre los diferentes aspectos que configurarán el evento. Para esta labor es de vital importancia el disponer de una correcta base de datos, (ya hablábamos en números anteriores de la importancia de recoger y clasificar los datos de visitantes y expositores a través de una acreditación profesional), si disponemos de esta información la tarea de la encuesta se simplifica. Con respecto a la recogida y envío de la información de los cuestionarios existen diferentes alternativas, la más cómoda y barata es enviarlos por e-mail (debemos huir de encuestas en papel o de llamadas telefónicas), este correo electrónico no debe contener un formulario en Word o PDF sin más, sino que debemos dotarle de una cierta inteligencia y operatividad que permitan al encuestado poder contestar con la mayor comodidad y que además nos genere de forma automática las estadísticas de los resultados, en definitiva volvemos a apostar por la tecnología para afrontar este trabajo. En este sentido existen diferentes aplicaciones que nos permiten diseñar cuestionarios de forma sencilla y que podemos enviar vía email para que sean respondidos con comodidad y rapidez, y que además nos evitan la tediosa labor de volver a teclear el resultado de las respuestas en una hoja de Excel o base de datos, ya que estos sistemas generan gráficos y tablas de información en tiempo real.

Tres encuestas distribuidas en el tiempo

Si deseamos disponer de una información completa acerca de nuestra feria deberemos realizar tres encuestas a visitantes y expositores distribuidas en el tiempo: Una antes de la feria, otra durante el certamen y una última unos meses después del evento.
El cuestionario que se realice antes de la celebración del Salón nos permitirá prepararnos mejor para abordarlo, debe servirnos para dimensionar nuestro evento y despejar las dudas que surjan sobre su futuro desenlace. Además debe ser una utilidad que apoye a nuestra red comercial en el proceso de venta, por tanto las preguntas irán relacionadas con las decisiones que motivan a un expositor a asistir o no, o que le condicionan a decidirse por uno u otro espacio o por contratar determinados servicios. Si la feria todavía no tiene fechas en el calendario, podemos preguntarle sobre los días apropiados, horarios y jornadas de duración. A los potenciales visitantes les preguntaremos sobre su interés en la asistencia al evento, qué espera encontrar, qué sectores le interesan, etc.

Durante la celebración del certamen podemos efectuar dos tipos de encuestas

Unas en el propio recinto mediante encuestadores y otras a través del e-mail, para estas últimas lo aconsejable es enviarlas a los pocos días de la conclusión del Salón, ya que tanto expositores como visitantes podrán responderlas desde sus oficinas habiendo enfriado y valorado de forma más objetiva su asistencia. Las que efectuemos en el propio evento tendrán dos objetivos, por un lado se las realizaremos a aquellos visitantes de los que no dispongamos de su email, es decir, al público general que no se registra de forma profesional y no nos ha facilitado datos, por otro lado este tipo de encuestas son interesantes cuando la información que nos interesa obtener tiene valor en su inmediatez, podemos preguntar a los expositores en el primer día de la feria sobre aspectos del montaje y servicios contratados con el fin de solucionar las posibles incidencias de una forma ágil. Para este tipo de cuestionarios que se efectúan en la propia feria lo aconsejable es utilizar dispositivos móviles o PDA´s que mediante wifi o conexión telefónica puedan reportar en tiempo real el resultado de las preguntas y nos permitan reaccionar ante cualquier incidencia que se produzca.

Agrupar los tipos de preguntas en grupos

En cualquiera de los casos las preguntas deben ser concisas y con las posibles respuestas contenidas en listas de valores cerradas, hay que evitar dejar las preguntas abiertas para conseguir una menor dispersión en los resultados. Podemos agrupar los tipos de preguntas en cinco grupos principales en función de la información que nos reportarán:

-Cuestiones para conocer el perfil del encuestado, tales como el sector de actividad, lugar de procedencia, cargo, etc…

-Preguntas relativas a los servicios del recinto, en este grupo haremos mención al montaje, limpieza, accesos, productos contratados, sistemas de acreditación, etc…

-Aspectos Comerciales, en este punto indagaremos sobre la cantidad y calidad de los contactos realizados, cifra estimada de ventas durante la feria, etc…

-Cuestiones relativas a las fechas, horarios y actividades del evento: preguntaremos sobre el número de días de duración, las horas de inicio y cierre, los sectores representados y la temática de las jornadas y actividades celebradas.

-Preguntas sobre futuras ediciones, este grupo de cuestiones es de los más importantes ya que en él plantearemos si el visitante o expositor tiene intención de acudir en próximas ediciones, o por ejemplo si desea que la feria se celebre de forma anual, bienal, etc…

El cuestionario no debe ser muy extenso para evitar que se deje sin contestar, además debe estar acompañado de un texto que invite a ser respondido, haciendo partícipe al encuestado de las decisiones futuras del evento. Otro dato importante a tener en cuenta es que por estadística existe un porcentaje mayor de respuestas a la encuesta de aquellos participantes descontentos, solemos ser más activos a la hora de quejarnos que a la de felicitar, por ello debemos aplicar internamente un factor de corrección en función de nuestra propia percepción del resultado de la feria.

Valoración de contactos producidos

Cuando hayan transcurrido unos meses del evento es interesante enviar un reducido cuestionario, sobre todo a expositores, para valorar si los contactos producidos durante el evento se convirtieron en las ventas que rentabilizan la asistencia a la feria, esta encuesta debe ser concisa y debe servirnos para que nuestros comerciales puedan estimar cuántos expositores repetirán participación en la próxima edición.
Con los análisis de las diferentes encuestas es conveniente preparar un informe que debemos incluir en la información de venta de nuestra feria, potenciando los aspectos mejor valorados de nuestro certamen, de igual forma en esta información comercial debemos hacer hincapié en las novedades o mejoras que incluirá nuestra próxima edición fruto de las respuestas que fueron más negativas y que nos permiten corregir errores, esos textos harán que el expositor se sienta escuchado.

Es necesario preguntar

Parece bastante obvio que si deseamos conocer la opinión de nuestros participantes es necesario preguntarles, es de sentido común que esta opinión tiene un importantísimo valor, sin embargo, y motivado por sistemas obsoletos, nos encontramos a menudo con que la cantidad de trabajo que se necesita para realizar estas encuestas es tal que no siempre se llevan a cabo, por lo cual proponemos sistemas informáticos que facilitan y aligeran la labor de desarrollo y envío de estos cuestionario y nos dan de forma automática el resultado de los mismos, no perdamos la oportunidad de usarlos.

Raúl Caballero. Director de Proyectos de Xeria, www.xeria.es

Toda feria profesional que se precie debe contar con un sistema de registro y acreditación, es un elemento imprescindible para poder considerar que un Salón es profesional, es por ello que la mayoría de estos eventos utilizan algún instrumento que permite registrar, identificar y gestionar los datos de los visitantes que acudirán al certamen. Es este carácter “obligatorio” el que provoca que, en gran parte de los casos, la acreditación sea un problema y no una herramienta útil. A menudo estos sistemas de registro pasan a un segundo plano debido a que la atención de los organizadores se centra en dar soluciones a problemas que, a priori, parecen más relevantes, tales como: el montaje, seguridad, señalización, limpieza, etc.. , se olvidan, por tanto, que lo importante de una feria son sus visitantes y en consecuencia los datos de los mismos.

Acreditación, control de accesos, base de datos

La acreditación de un evento cumple varias funciones, una de las más importantes es verificar la profesionalidad del visitante y poder emitirle una credencial que le permita establecer un contacto comercial con los expositores del Salón, por eso estas credenciales suelen llevar impreso el nombre de la persona, la empresa a la que pertenece y en algunos casos el país o el cargo de la misma, o cualquier otro dato que pueda ser interesante para la puesta en contacto de expositores y visitantes. Otro de los puntos importantes de una acreditación, como comentaremos más adelante, es el poder realizar un efectivo control de accesos. Tampoco nos olvidemos que sin una acreditación profesional no podríamos conseguir la preciada base de datos de asistentes, elemento éste que nos permitirá mantener el contacto con los visitantes y preparar futuras ediciones. Por supuesto los sistemas de registro nos reportarán estadísticas variadas que nos servirán para poder redactar las notas de prensa y dar los resultados de nuestro evento. Queda suficientemente claro que los sistemas de acreditación son vitales en la organización de un evento profesional, en las siguientes líneas veremos los puntos más importantes que debemos cuidar y tener en cuenta.

Tiempos de espera y acreditación

Cuando visitamos una feria buscamos aprovechar el tiempo al máximo, por eso deseamos que los tiempos de espera antes de poder acceder al Salón sean los más reducidos posibles, nos gusta que los accesos al recinto sean cómodos, que dispongamos de lugares cercanos de aparcamiento o que el transporte público sea lo más fluido y práctico posible, de igual manera es importante que el necesario proceso de acreditación no suponga un retraso en nuestro acceso a la exposición, estos elementos, que preceden nuestra visita, condicionan de forma determinante la percepción que obtendremos del Salón, generándonos una mala o buena sensación del evento sin ni siquiera haber entrado en contacto todavía con los expositores. Debemos conseguir, por tanto, que el proceso de registro de los visitantes sea lo más rápido posible.

Automatizar las bases del sistema

Como no podía ser de otra forma, la tecnología juega un papel crucial en el desarrollo de las herramientas de registro y acreditación, hay que evitar los procesos manuales, como tener las credenciales pre-impresas e intentar distribuirlas de forma alfabética (generalmente acaban desordenadas a los pocos minutos), y automatizar las fases del sistema, siendo el propio visitante el que de manera autónoma pueda realizar las acciones oportunas para quedar registrado en el evento, es por ello que es muy habitual encontrar formularios de pre-registro en las páginas web del Salón para facilitar la inscripción, incluso que en estos procesos la persona inscrita pueda imprimirse por sus propios medios la acreditación o credencial que le permitirá acceder al evento si necesidad de efectuar ninguna espera en los mostradores. A menudo los eventos cuentan con jornadas, conferencias, foros… dentro de su agenda, este tipo de actividades también deben ser controladas por los formularios de inscripción, de esta forma podremos dimensionar con anterioridad al evento la afluencia que tendremos en cada una de ellas, de igual manera si existen jornadas con coste conviene automatizar el pago de forma electrónica mediante un TPV virtual. El formulario de Registro es una pieza clave y nos permite evitar colas en los mostradores de inscripción, ya que es el propio visitante el que rellena sus datos a través de la web, un aspecto importante del mismo es que esté operativo hasta el último día del certamen, frecuentemente nos encontramos Organizadores de eventos que cierran la inscripción con días o semanas de antelación al evento ya que deben preparar sus sistemas para que funcionen en los mostradores, este tipo de operativa impide que un porcentaje de visitantes elevado no pueda efectuar su inscripción y por tanto colapse el registro en el propio evento provocando las molestas colas de espera. Con la tecnología actual y las vías de comunicación on-line soportadas por Internet no debería ser necesario efectuar estos “cortes” en las inscripciones, deberíamos pensar y adecuar los sistemas al efectivo Tiempo Real.

El registro on-site

La parte más complicada y crucial de la acreditación es la correspondiente al registro on-site, la que se produce durante el transcurso del certamen, es en este punto dónde surgen la mayoría de los problemas que desembocan en largas esperas en los accesos al recinto. Es importante contar para este momento con una buena aplicación que permita recoger de una manera rápida los datos de los visitantes, sobre todo de los que no se registraron por internet, a veces se comete el error de utilizar sistemas improvisados tales como base de datos Access u hojas de cálculo para esta tarea, lo que provoca que en momentos de aglomeración el sistema se “venga abajo”. Otras herramientas han incorporado utilidades que hacen muy fácil y rápida la recogida de datos, por ejemplo existen aplicaciones que permiten escanear la tarjeta de visita del asistente y colocar cada campo correctamente en la base de datos consiguiendo un considerable ahorro de tiempo al no ser necesario teclear.

Disponer de datos de las personas que acceden a cada stand

Además de lo comentado, existe un motivo añadido por el que es importante efectuar una correcta recogida de datos de los visitantes, no es otro que darle la posibilidad al expositor de que pueda disponer de los datos de las personas que acceden a su stand, para ello existen dispositivos de lectura del código de la credencial que de forma automática e instantánea obtienen los datos del asistente y permitirán al expositor efectuar sus acciones comerciales en Tiempo Real.

Diversas posibilidades técnicas de control de tipos de visitantes

Comentábamos antes que una de las funciones primordiales de los sistemas de acreditación es el control de accesos, por un lado nos va a permitir establecer una “barrera” para evitar que accedan al evento personas no registradas, y por otra parte nos servirá como herramienta estadística en la gestión de las asistencias al evento, cuantificando la afluencia y diferenciando por cada uno de los tipos de visitantes: Profesionales, Expositores, Prensa, Organización, etc…, un buen sistema de control debe permitirnos diferenciar accesos únicos de totales, es decir poder discriminar cuántas veces ha entrado una misma persona, para evitar duplicar datos del conteo de entradas, esto se soluciona asignando códigos únicos a cada inscrito. Hoy en día existen diferentes sistemas de control, entre los más usados se encuentran: Códigos de Barras, Banda magnética, RFID (control por radio frecuencia) y tarjetas de proximidad, de todos ellos y sobre todo en eventos de mucha afluencia el más práctico y económico es el código de barras, de entrada es el único sistema que nos permite enviar por correo electrónico la credencial para que el visitante la imprima, por otro lado el coste de impresión y de lectura es el más barato. En eventos pequeños se están empezando a implantar sistemas de control por Radio Frecuencia, estos sistemas no son intrusivos en la medida de que no es necesario efectuar una lectura cercana de la credencial, sin embargo no evitan que sea necesario contar con personal que vigile el acceso, por otro lado existe un porcentaje de error en las lecturas a diferencia del código de barras, y el coste de los chips de las credenciales es considerable, sin olvidar que es necesario un sistema de antenas receptoras que encarecen el evento.

Base de datos de asistentes

En definitiva el uso de un buen sistema de acreditación nos reportará ventajas que son fundamentales sobre todo a la hora de encarar la siguiente edición, por un lado habremos dado una buena imagen de nuestro evento, por otro, habremos conseguido que todos los asistentes estén perfectamente identificados pudiendo controlar que los accesos al recinto sean efectivos, pero lo más importante de todo es que dispondremos de una base de datos de asistentes que nos permitirá planificar y comunicar la realización de futuras ediciones. Además, una buena aplicación reportará interesantes estadísticas que serán el termómetro que mida el éxito o fracaso de nuestro evento. Los Datos son la base fundamental para acometer la organización de un certamen, nos permiten planificar, nos permiten reaccionar y nos permiten analizar los resultados, si deseamos unos datos correctos debemos utilizar un sistema adecuado de acreditación.

Evidentemente el retorno producido por la presencia en una feria como expositor no es fácil de calcular, por un lado están los gastos generados y por el otro los ingresos que se producen como consecuencia de la exposición. Los costes son, a priori, los que se pueden cuantificar de forma más precisa, basta con sumar el gasto del stand, el del transporte, alojamiento, publicidad, marketing, etc…, sin embargo en el apartado de los ingresos la tarea no es tan sencilla. Generalmente en las ferias, sobre todo en las profesionales, no se producen ventas directas, es decir, el visitante no compra como si estuviera en una tienda, pero sí que se establece un contacto que a medio plazo desencadena una venta, por tanto la feria es un lugar para establecer contactos, que con posterioridad serán objeto de un seguimiento por parte de los comerciales de nuestra empresa con el objetivo de cerrar operaciones. Hasta aquí todo es bastante obvio y elemental, ahora bien, ¿están los expositores de hoy en día suficientemente preparados para la correcta recogida de datos de estos contactos?, la respuesta no puede ser rotunda pues como en todos los sectores existen empresas que sí que lo están y empresas que no, pero podemos afirmar que la gran mayoría de las compañías que asisten a un evento no realizan una correcta recogida de datos de sus visitantes, ni preparan la feria con antelación ni tampoco son capaces de hacer un seguimiento comercial efectivo.

Experimento práctico

Raúl Caballero. Director de Proyectos de Xeria, www.xeria.es

A modo de experimento he acudido en los meses  anteriores a varias ferias profesionales, en ellas he visitado los stands de diversos expositores y he mostrado interés por los productos que exponían, por último les he dejado mi tarjeta para que después del evento se pusieran en contacto conmigo. Pues bien, de diez empresas visitadas sólo dos han contactado en menos de una semana después del evento, otras dos lo hicieron meses más tarde y de forma impersonal a través de una newsletter, pero lo realmente triste es que las otras seis no han dado señales de vida. Es incomprensible que una empresa  invierta en un evento con el único objetivo de conseguir contactos y que una vez conseguidos no realice un seguimiento de los mismos.  Es especialmente curioso que las empresas que no contactaron  fueran las que exhibían el stand más grande y ostentoso.

El porqué de esta dejadez tiene varias causas más o menos complicadas que no vamos a describir ahora, pero tiene una solución muy fácil: el uso de herramientas informáticas antes, durante y después del evento que permitan que la comunicación con los contactos obtenidos se efectúe de forma automática y efectiva.

Planificación e interactuación

Uno de los aspectos más descuidados en la asistencia a una feria es la parte relativa a la Pre-feria, las semanas anteriores a un evento tienen una importancia clave en el éxito de la exposición, es en estos días donde determinadas utilidades pueden facilitar al expositor el poder ponderar con antelación el resultado que se producirá durante el certamen y de esta forma preparar su asistencia con datos más precisos. Entre las utilidades que permiten planificar los días anteriores a la feria podemos encontrar soluciones que por ejemplo nos permitan invitar de forma electrónica a nuestros potenciales clientes, esta invitación no consiste únicamente en enviar un email con un texto estándar y nuestro logotipo, sino que el objetivo final es poder conocer con suficiente tiempo si estos visitantes finalmente van a asistir, para ello las invitaciones permitirán interactuar con el destinatario solicitándole que confirme su presencia en la feria. De esta manera el expositor dispondrá de una base de datos on-line con los envíos de invitaciones que ha realizado y cuáles han sido confirmados por parte del visitante.

Nuevas herramientas

Empiezan a surgir también herramientas que permiten que los visitantes a los que estamos invitando puedan solicitar una cita con el expositor para quedar en su stand o en un centro de negocios durante los días que dure el Salón, el expositor recibirá de forma electrónica estas peticiones y podrá aceptar o rechazar las citas que le sean enviadas, de esta manera  planificará el tiempo en la feria y será capaz de distribuir a su equipo de comerciales en función de la agenda que se ha generado de forma automática.

Un trabajo comercial adecuado

Una buena anticipación es un elemento necesario pero no sirve de nada si durante el evento no realizamos un trabajo comercial adecuado, como ya hemos comentado lo más importante es una buena recogida de información de los contactos que nos visiten y una correcta clasificación de los mismos, en el apartado de la recogida de datos nos encontramos a menudo con lectores de códigos de barras que nos facilita el organizador del evento, lo cierto es que la sensación generalizada sobre estos sistemas no es muy positiva, sobre todo en los grandes recintos, debido a la poca calidad de los datos obtenidos o a la incompatibilidad del dispositivo con nuestro ordenador, paralelamente a estos instrumentos de recogida de información están surgiendo dispositivos de rápida obtención de datos a través de sistemas de escaneo de tarjetas de visita de nuestros clientes, estos sistemas permiten compartir la información entre nuestra red comercial, y algo que nuestro visitante agradecerá: le devolvemos su tarjeta de empresa, gesto apreciable éste, teniendo en cuenta que en eventos profesionales suelen agotarse con facilidad.

A parte de una rápida y precisa recogida de información hay otros elementos que deben ser indispensables en el trabajo comercial de la feria: Buena Clasificación y Buena Comunicación, con respecto al primer punto lo más operativo es definirse un formulario de contacto con las preguntas relativas a nuestros productos, plazos de compra, importes estimados, etc.  que nos interesen, estos formularios pueden ser digitales y estar alojados en un sistema web, de manera que la información recogida durante el evento pueda estar disponible para las personas de nuestra compañía que no han podido asistir a la feria, además las preguntas que vayamos rellenando pueden desencadenar acciones “inteligentes” que establezcan una comunicación automática con nuestro potencial cliente, de este modo si, por ejemplo, nuestro visitante se interesa por el producto “A” el sistema puede enviar un catálogo en PDF de este artículo, esta acción se ejecutará de forma automática porque previamente la herramienta se configuró así. Otra de las utilidades que verán con buenos ojos nuestros clientes es recibir un email automático de agradecimiento por haber visitado nuestro stand, y algo más importante: NO SE SENTIRÁ DESATENDIDO NI OLVIDADO.

Se debe efectuar el trabajo comercial y de comunicación en la propia feria

Los días posteriores a la feria suelen ser especialmente complicados para el equipo comercial, por una parte han estado varios días fuera de la oficina, con el correspondiente retraso de trabajo que ello supone, y por otro lado deben comenzar la tarea comercial sobre los contactos obtenidos en el evento, es por ello por lo que insistimos con tanto ahínco en efectuar el trabajo comercial y de comunicación en la propia feria, si este trabajo lo hemos realizado eficazmente,  sólo quedará mantener el contacto con nuestro visitantes, algo sencillo si partimos de que ya los tenemos correctamente clasificados, para esta tarea existen determinadas herramientas que nos permiten lanzar encuestas de seguimiento y satisfacción a los clientes que nos visitaron y obtener los datos segmentados de forma automática.

En resumen, todos sabemos que las ferias y eventos están cambiando y que  cada vez es más necesario el disponer de utilidades que fomenten el negocio entre nuestra empresa y los potenciales visitantes de la feria a la que acudimos, el objetivo está claro, los medios deben estarlo también: Buena Planificación, Buena recogida de Información y Buena Comunicación y seguimiento. Las herramientas existen, vamos a utilizarlas.

De todos es sabido que en cualquier feria o evento, que cuente con exposición comercial, hay dos actores fundamentales que hacen posible la existencia del mismo: Expositor y visitante. Sin embargo, y siendo conscientes de la importancia de ambas partes, no siempre ponemos a su disposición las herramientas necesarias para que la comunicación entre ambos sea lo suficientemente fluida. Frecuentemente los organizadores se centran en hacer posible todo lo que rodea al evento (montaje, seguridad, limpieza, cartelería, etc…) olvidándose que la razón de ser principal de la exposición es poner en contacto a empresas que quieren vender con profesionales que quieren comprar, en definitiva a las Ferias se va a Vender.

El expositor, que no lo olvidemos, es el que paga, busca al asistir al evento el realizar contactos que a medio plazo reporten ventas a su compañía, y es por ello que invierte en suelo, en stand, en alojamientos, etc.., pero de entrada no es capaz de cuantificar con antelación a la feria, la cantidad de contactos que va a efectuar, ni el interés de estos por sus productos, ni la cifra de negocio que le reportará la feria. El visitante, que en realidad es el más importante, asiste a un evento con la intención, en la mayor parte de los casos, de conocer los productos que se exponen y en última instancia efectuar una compra.

Por tanto, si el objetivo de una feria, es que unos vendan y otros compren, ¿por qué es tan difícil para un expositor prever lo que va a vender?, y ¿por qué resulta complicado para el visitante conocer si lo que necesita lo va a encontrar en la feria?, la respuesta es sencilla: No se están utilizando herramientas que favorezcan la comunicación previa entre ambos. Imagínense que para coger un avión tuviéramos que ir al aeropuerto y recorrer todos los stands de las compañías para que cada una de forma individual nos informara de sus vuelos, o nos llenarán una bolsa con catálogos de sus ofertas que tuviéramos que estudiar con posterioridad. Aun siendo el sector ferial en España uno de los mayores impulsores de las transacciones comerciales en este país, llegamos a la triste conclusión que a nivel de comunicación y tecnología están muy atrasados con respecto a otros sectores.

A pesar de ello, últimamente, y motivadas por la situación económica, están surgiendo herramientas que permiten que la comunicación y la búsqueda de información entre visitantes y expositores sea una realidad, este tipo de utilidades, como no podía ser de otra manera, se apoyan en soluciones tecnológicas fundamentalmente ligadas a internet. Entre ellas destaca el auge que están experimentado aplicaciones que permiten que un visitante disponga de la información de productos y servicios de los expositores a través de la web de la feria y que pueda concertar citas con las empresas que más le interesen, de esta forma tendrá preparada su agenda de reuniones antes de asistir al evento, optimizando así, la visita al mismo. Del otro lado, el expositor recibirá de forma automática todas las peticiones de cita de estos visitantes, pudiendo aceptar o rechazar la reunión según le convenga, y planificando de este modo a su equipo comercial durante los días que dure el certamen. Además conocerá con antelación el interés de los visitantes por cada uno de sus productos y podrá elegir su disposición en el stand y cuáles de ellos son más interesantes de ser expuestos.

En muchas de las ferias que se realizan en nuestro país, y sobre todo en las profesionales, existen lo que se conoce como “espacios de negocio”, “Workshops” o “centros de reuniones”, la mecánica de éstos es muy sencilla: el organizador convoca a empresas interesadas en comprar, frecuentemente importadores internacionales, y permite al expositor mantener reuniones de un periodo de tiempo establecido con cada uno de ellos. Los que hemos vivido algún encuentro de este tipo sabemos que es habitual que se produzcan enfados entre el expositor por no haber podido quedar con el comprador que le interesaba o no haber realizado la reunión a la hora que prefería, además, y dado que en estos espacios el expositor suele pagar por mantener este tipo de reuniones, el enfado se maximiza. Por otro lado el organizador, desde su buena fe, únicamente es culpable de no haber sido capaz de cuadrar en el tiempo todas las citas que se solicitaban. La tecnología ayuda en estos encuentros proporcionando herramientas “democráticas” que permitan al expositor solicitar las citas desde su ordenador y al comprador ir aceptando las mismas por el mismo medio, sin intervención alguna por parte del organizador, que pueda causar falsas sensaciones de favoritismo. Estas agendas electrónicas simplifican de manera espectacular el trabajo de “encaje de bolillos” que supone cuadrar a decenas de expositores pidiendo citas con decenas de compradores en varios días y con decenas de espacios de reunión, las combinaciones son casi infinitas.

Las conclusiones que sacamos son simples, si nos apoyamos en la tecnología para potenciar la comunicación entre expositores y visitantes ganamos todos, y fundamentalmente el Organizador, ya que conseguirá que sus clientes queden satisfechos con el evento y en consecuencia repitan.

Internet nos abre unas puertas a la comunicación y divulgación, nuestra página es un escaparate de nuestro evento, pero debemos hacer que tanto visitantes como expositores puedan interactuar entre sí a través de estos soportes on-line.

Buscadores en internet, agendas electrónicas interactivas, sistemas de acreditación y registro inteligentes son las herramientas que harán posible que las ferias y eventos se modernicen y den el valor añadido, ausente hasta ahora, que el expositor y visitante se merecen, porque no lo olvidemos sin ellos no hay evento.