La tecnología puede ayudarnos a automatizar y planificar el trabajo de manera que podamos disfrutar de nuestras vacaciones sin que la maquinaria preparatoria de la feria se pare.

Os proponemos algunos consejos para que la informática trabaje por nosotros en vacaciones:

- De cara a tener actualizada tu página web, puedes aprovechar las utilidades de algunos gestores de contenidos que permiten indicar la fecha en la que queremos que se publiquen diferentes apartados, de esta forma podemos tener preparado de antemano la información de nuestra web programando el día en el que se publicará sin necesidad de estar en la oficina para hacerlo.
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- De igual forma puedes programar el envió de correos electrónicos en determinadas fechas, un buen sistema te permitirá efectuar envíos selectivos diferidos en el tiempo, de esta forma puedes seguir manteniendo informados a tus expositores o fomentar la asistencia de los visitantes de la feria mediante comunicados o newsletters.
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- Prepara un mensaje automático en tu servidor de correo para que se envíe a cada email que te llegue, y que informe del periodo en el que no estarás disponible.
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- Deja preparado un acceso privado para que el expositor pueda realizar on-line todas las gestiones posibles, entre ellas pueden ser de utilidad las siguientes: Obtener pases de expositor, contratar productos y servicios, invitar de forma electrónica, rellenar el catálogo, etc…
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- Diseña y “cuelga” en la web del evento los diferentes formularios de inscripción de visitantes profesionales, publico general, prensa, etc…
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- Establece los permisos necesarios para que la información importante sea accesible por tus compañeros mientras vayas a estar fuera.
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- Apóyate en tus proveedores transfiriéndoles con anticipación el trabajo que deben realizar en el evento.

Si finalmente no queda más remedio que trabajar en el periodo de descanso lo aconsejable es que tu sistema te permita hacerlo sin tener que acudir a la oficina, lo más práctico y operativo es disponer de una aplicación que funcione mediante un acceso web, esta característica nos permitirá conectarnos a la aplicación con nuestro portátil, teléfono móvil o Tablet desde cualquier lugar siempre que contemos con un modem de algún operador de telefonía móvil, o bien aprovechándonos de las redes wifi que estén disponibles en hoteles o determinados lugares.

Como hemos visto la tecnología puede ser una gran aliada para conseguir un mejor disfrute de los merecidos días de vacaciones, la receta es simple: aplicaciones on-line enlazadas entre sí que nos permitan conexiones remotas y programación de procesos que se ejecuten de acuerdo a una planificación previa. Pasen unas buenas vacaciones.

“Si analizamos nuestras acciones de negocio nos daremos cuenta de que a menudo lo que hacemos es simplemente estar demasiado confiados en las cosas”, aseguró Carlos Lluch al inicio de su intervención, en la que dio a conocer a los asistentes la amplia tipología de posibles riesgos que pueden afectar a un evento: logísticos, tecnológicos, personales, de responsabilidades, de derechos, ambientales, etc. Respecto a estos últimos, el ponente matizó que: “si bien los riesgos ambientales a veces no se pueden controlar, sí se pueden prever y disponer de un plan de contingencia”.
Lluch aconsejó eliminar la existencia de riesgos. Si resulta imposible, debemos minimizarlos, y si esto tampoco es factible, “hay que pensar en tener un seguro por si el riesgo se materializa”

El pánico se produce cuando la gente pierde la sensación de seguridad
El experto Jordi Mutra comentó que la normativa estatal y autonómica es “contundente y determinante”, además de la existencia de las ordenanzas municipales y de la obligación, por parte de cada uno de los venues donde se celebra un evento, de elaborar y disponer de un plan de prevención y protección. Los acontecimientos de
más de 2.000 personas o que se celebran en espacios a más de 28 metros de altura se consideran de alto riesgo, con lo que hay que elaborar un plan especial.

El profesional, que aconsejó contratar a un asesor en riesgos, finalizó su intervención asegurando que “el pánico se produce cuando la gente pierde la sensación de seguridad, por ejemplo, cuando se va la luz o por exceso de gente”.

Sobre los Ponentes:
Carlos Lluch, de Lluch&Juelich Correduría de Seguros, es mediador de Seguros titulado por el Ministerio de Economía y Hacienda, y EU en Gerencia de Riesgos y Seguros por la Universitat de Barcelona. Lluch ofrece seguros especializados para eventos desde 1992, cubriendo eventos corporativos, congresos, eventos de motor, sociales y musicales, retransmisiones TVE, rodajes, etc.
Jordi Murtra, director de Murtra Proyectos, S.L, se dedica al asesoramiento en la mejora de la gestión de riesgos, dirigido tanto a organizadores de eventos, como a otro tipo de profesionales. Previamente, ha sido adjunto al director general de Protección Civil del Ministerio del Interior, director general de Protección Ciudadana de la Comunidad Autónoma de Madrid, y director del Cuerpo de Bomberos del Ayuntamiento de Barcelona.

Dos apartados

Las herramientas que la tecnología móvil nos brinda para ofrecer a nuestros expositores están agrupadas en dos áreas principales, por un lado contamos con utilidades que servirán para que la comunicación entre Organizadores y expositores sea lo más práctica y fluida posible, y por otro lado existen ese grupo de herramientas que están pensadas para que el expositor tenga éxito comercial en el Salón. Dentro del primer apartado podemos hablar de soluciones concebidas para mantener al expositor perfectamente informado, entre ellas la más práctica y estándar es el uso de SMS soportados por una plataforma de envío automática que nos permita gestionar de forma personalizada los comunicados que emitiremos a cada uno de nuestros clientes. Estos mensajes tendrán como objetivo principal el mantener informados a los expositores en todo lo concerniente al evento: Horarios, conferencias, montaje, etcétera. El sistema de mensajes de texto cobra especial importancia cuando las comunicaciones que deseamos enviar son de última hora, es decir aquellas que se producen a lo largo del montaje o bien durante la celebración del Salón; ya que en estos casos el expositor no está en su oficina y sólo dispone del teléfono para comunicarse. Para que está utilidad sea lo suficientemente práctica debe funcionar a través de una aplicación informática que gestione todos los envíos sin necesidad de efectuarlos de uno en uno, para ello deberá permitirnos establecer filtros sobre la base de datos para elegir los registros a los que deseamos realizar los envíos y disponer de las configuraciones suficientes para poder personalizar los mensajes, de tal forma podremos, por ejemplo, enviar a todos los expositores un mensaje indicándoles a qué hora, en qué lugar y con qué comprador ha quedado en un Centro de Negocios, este comunicado podrá programarse para que de forma autónoma sea enviado 30 minutos antes de la cita. El sistema de SMS puede ser sustituido por plataformas de correo electrónico ya que en la actualidad un alto porcentaje de teléfonos cuenta con programas de envío y recepción de emails, aunque para asegurarnos que las comunicaciones sean recibidas por el cien por cien de los receptores lo aconsejable es utilizar mensajes de texto.

Recogida de información de una manera sencilla

Las utilidades que podemos poner a disposición de los expositores para facilitar su actividad comercial suelen estar orientadas a posibilitarles la recogida de información de los visitantes de una manera sencilla, en este sentido el teléfono móvil puede suplir al lector de acreditaciones que se utiliza en algunas ferias, para ello el dispositivo debe contar con ciertas características que dependerán del sistema de captura de datos que utilicemos. Una posibilidad es imprimir en la acreditación de los visitantes un código bidimensional que almacenará los datos de cada uno de los profesionales, lo conveniente es que ese código sea un estándar internacional como por ejemplo QR-Code o Datamatrix de manera que pueda ser interpretado por la mayor cantidad de programas del mercado (muchos de ellos gratuitos). El mecanismo de lectura es simple, basta con enfocar la cámara del dispositivo hacía el código y un software se encargará de descifrar los datos del visitante e incorporar esa información a la agenda de contactos del terminal. Otra aplicación de los códigos bidimensionales es el imprimirlos en el rótulo del stand de cada expositor, el código podrá contener información que puede ser interpretada por la cámara del dispositivo móvil de un visitante, por ejemplo un enlace la web de la empresa expositora, o bien podría almacenar datos que puedan ayudar a la empresa de montaje o al personal de la Organización.

Algo tan simple como fotografiar la tarjeta de visita

Muchos dispositivos disponen de conexión a internet basada en WIFI o proporcionada por el operador de telefonía móvil, esto nos permite instalar aplicaciones en el teléfono que gracias a esta conectividad pueden recabar los datos del visitante que se ha interesado por nuestra empresa y permitirnos, entre otras cosas, registrar el resultado de nuestra actividad comercial rellenando formularios de recogida o calificación de datos que desencadenen acciones automáticas tales como el envío personalizado de emails en función de los intereses del profesional que nos visita. Otra de las opciones que podemos utilizar para recopilar de forma rápida los datos de los potenciales clientes que acuden a la exposición es el escaneo de su tarjeta de visita mediante el uso de la cámara de nuestro terminal, bastará con realizar una fotografía a la tarjeta y el sistema analizará mediante un software de reconocimiento de caracteres (OCR) el texto de la misma y podrá almacenar los datos del contacto en la agenda del teléfono, para posteriormente sincronizarlos con la base de datos de nuestro ordenador o con el CRM de la compañía.

Comunicación entre proveedores y organizadores

Unos de los actores fundamentales en la organización de un evento son los proveedores, gran parte del éxito del certamen depende de la profesionalidad de los mismos y de la buena comunicación que exista entre estas empresas y el personal de la organización. Es de especial importancia que esta comunicación fluya rápida y de manera bidireccional en los días del montaje, ya que son éstos los que nos obligan a improvisar y tomar decisiones de última hora. En este sentido el uso de dispositivos móviles puede ayudarnos a transmitir y recibir una información ordenada de las necesidades específicas del evento en un momento determinado del montaje, para esta tarea puede ser útil adquirir terminales con dimensiones algo mayores tales como las tabletas o tablets tipo Ipad, estos elementos tienen la potencia de un ordenador con la ventaja de un reducido peso y dimensiones, además pueden estar conectados a internet a través de WIFI, de tarjeta SIM o utilizando el teléfono móvil como router mediante cable o conexión inalámbrica. El departamento técnico de nuestro evento puede organizar el montaje consultando en todo momento los elementos que ha contratado cada stand y registrando las posibles incidencias o peticiones de última hora, para ello la tableta estará conectada a una aplicación central que puede ser ejecutada en un navegador web, esta solución permite manejar la información en tiempo real evitando tener que imprimir planos que quedarán obsoletos en el mismo instante en el que se están imprimiendo. A través de estas soluciones se gestionarán las incidencias y el sistema se encargará de notificar a cada uno de los trabajadores implicados el trabajo que deben realizar y el stand en el que se debe desarrollar, incluso podemos dar un acceso al expositor a través de email, web o SMS para que reporte sus peticiones y pueda consultar el estado de las mismas. El objetivo de la implantación de este tipo de sistemas es evitar las incesantes llamadas de teléfono que nos obligan a paralizar la actividad que estamos desarrollando en ese momento, la recepción de mensajes o de comunicados electrónicos nos permite priorizar y llevar un control exhaustivo de las tareas en el orden en el que deben ser ejecutadas.

Muchas veces la tecnología camina por delante de las necesidades de un sector, es el caso de los dispositivos móviles aplicados a eventos, sin embargo, dentro del abanico de posibilidades que nos ofrecen los terminales hay determinadas funcionalidades eminentemente prácticas que, con un desarrollo específico, nos permitirán mejorar de forma sustancial. Aprovechemos las posibilidades que nos brinda la tecnología móvil, nunca mejor dicho, está al alcance de la mano.

Las diferentes utilidades que podemos aplicar en torno a las tecnologías enmarcadas en la telefonía móvil pueden ir dirigidas a diferentes actores de los eventos: Visitantes, Expositores, Organización y Proveedores. En esta primera parte nos centraremos en las que afectan al visitante.

Soluciones tecnológicas que interactúen con el visitante a través de su teléfono móvil

Cuando pensamos en aplicar alguna solución tecnológica que interactúe con el visitante a través de su teléfono móvil surgen varios interrogantes que, en gran parte de los casos, hacen que la utilidad no llegue a buen puerto. El principal escollo con el que nos encontramos en este tipo de implantaciones es la falta de estandarización que existe en el mercado de terminales. Dentro de los dispositivos con más funcionalidades existen varios sistemas operativos: Windows Mobile (Microsoft), iOS (Apple), Android (Google), Symbian (Nokia, Sony Ericsson, Samsung, Siemens…), BlackBerry, PalmPilot, etc..; a su vez dentro de cada sistema operativo existen multitud de modelos y versiones. Como veremos, este abanico de opciones hace que el desarrollo de soluciones específicas para dispositivos móviles sea más costoso de lo que, a priori, pudiera parecer.

Mensajes de Texto o SMS

Una de las utilidades que nos ofrece la telefonía móvil desde casi sus inicios es el uso de Mensajes de Texto o SMS, de todas las utilidades que podemos implementar en un evento, relativas a telefonía móvil, esta es la más compatible, ya que funcionará en el 100% de los terminales. El uso de SMS puede tener 2 vertientes, por un lado nos puede servir para informar al visitante y por otro puede ser un medio por el que podremos cobrar determinados servicios tales como la entrada al evento, en este segundo caso hablamos de importes no muy elevados. La utilidad informativa consiste en enviar de forma periódica determinados comunicados anunciando diversos aspectos de nuestro evento, estos SMS pueden ser personalizados y mostrar al visitante información relativa a su visita, por ejemplo se le puede informar con antelación de las citas que tiene asignadas en un espacio de negocio. Siempre que utilicemos los SMS como medio de comunicación hay que solicitar al visitante su consentimiento expreso, ya sea mediante el formulario de inscripción o bien a través de la invitación impresa.

Cuando el uso de SMS se utiliza para cobrar por algún servicio, lo habitual es instar al visitante a enviar un SMS a un determinado número con una palabra clave relacionada con el servicio, el sistema podrá devolver un código único que sirva al visitante para recoger una entrada en un mostrador o que pueda introducirlo en un formulario web. Ya sea un SMS informativo o se utilice para cobrar, tendremos que disponer de una plataforma que gestione todos los envíos, sobre todo si deseamos que los mensajes estén personalizados.

Transmitir información vía Bluetooth

Entre las posibilidades que contamos para ofrecer nuevos servicios al visitante a través de su teléfono móvil está el uso de utilidades que transmitan información vía Bluetooth, la idea es simple: ubicamos en nuestro evento tótems o espacios dónde pedimos al visitante que active el sistema Bluetooth de su teléfono con el objetivo de recibir determinada información, habitualmente se envían guías del evento, información de conferencias o jornadas, agenda de actos, etcétera. Aunque el mecanismo parece fácil la realidad es que estos sistemas no son compatibles con gran parte de los teléfonos móviles que portan los asistentes al evento, por lo que en muchos casos la información disponible no llega a enviarse nunca, en otras ocasiones sí que se consiguen transmitir los datos pero el destinatario no cuenta con las aplicaciones necesarias para poder abrirlos.

Información de los expositores que exhiben en el evento

Una de las utilidades, a priori más prácticas, que podemos desarrollar relacionadas con el uso de tecnología móvil en eventos es la confección de un reducido catálogo o guía de la feria, que se pueda visualizar en los terminales. La idea es diseñar un buscador que contenga la información de los expositores que exhiben en el evento y las actividades y actos que ocurran en el mismo, esta utilidad reemplazaría o complementaría al catálogo impreso o a la relación de expositores de la web del evento. En la práctica nos volvemos a topar con el mencionado problema de la falta de estandarización por lo que el desarrollo no es fácil en el sentido de que si deseamos que estas guías estén lo suficientemente extendidas debemos realizarlo en los diferentes lenguajes que soportan los diversos dispositivos, multiplicando, de esta forma, el coste de las mismas.

Utilizar vías de comunicación estándar

En los párrafos anteriores hemos hablado de cómo el potencial que nos ofrece la tecnología de la que están dotados los teléfonos móviles se ve mermado por el hecho de existir multitud de plataformas, sistemas operativos, versiones y hardwares diferentes; la solución al problema pasa por utilizar vías de comunicación estándar que puedan ser “leídas” por la mayor parte de dispositivos, de esta forma, la mejor medida que podemos adoptar es diseñar nuestras utilidades para que puedan ser abiertas por los navegadores web de los teléfonos. La mayoría de los terminales disponen de conexión a internet, ésta puede ser permanente, ya sea por la tarifa que les ofrezca su proveedor de telefonía o porque puedan conectarse a la red wifi del recinto en el que se celebre el evento. Gracias a esta conexión también podemos utilizar el sistema de comunicación basado en el correo electrónico, porque, como sabemos, la mayoría de los terminales disponen de aplicación de email.

La Realidad Aumentada

Uno de los elementos que incorporan los teléfonos móviles actuales es la cámara de fotos, de entrada su finalidad es simple, nos permite obtener instantáneas con mayor o menor calidad, y en gran parte de los casos también podemos grabar videos. Además el teléfono cuenta con mecanismos para que el compartir o enviar la fotografía o video sea una tarea sencilla. A parte de las utilidades obvias que nos aporta la cámara de fotos hay otras que están empezando a surgir y que parece que van a marcar las líneas futuras en el desarrollo de software para terminales móviles, nos estamos refiriendo a la Realidad Aumentada, el concepto consiste en obtener información adicional en tiempo real de los contenidos que capta nuestra cámara, para ellos el dispositivo se vale de un software de reconocimiento de objetos que en combinación con el GPS y la brújula es capaz de reconocer lo que está grabando y añadir información complementaria sobre la imagen, proveniente de servidores en internet. En el mundo de los eventos estas utilidades están todavía muy “verdes”, pero a corto plazo nuestro teléfono podría servirnos para facilitarnos información sobre un expositor o producto con el simple hecho de enfocar nuestra cámara sobre el stand o el artículo en cuestión. Otro de los servicios que puede ofrecernos la cámara es la interpretación de códigos de barras y de códigos bidimensionales, una de las aplicaciones de esta utilidad es imprimir determinados códigos en stands o áreas de interés de modo que el visitante que los “lea” con su teléfono sea redirigido a una página web o se pueda descargar cierta información relativa al contenedor del código. También se utilizan estos códigos, sobre todo los bidimensionales, para compartir información de contacto entre expositores y visitantes, incluso muchos teléfonos incorporan sistemas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que posibilitan, entre otras cosas, el poder escanear una tarjeta de visita y agregar de forma automática a nuestra agenda al contacto en cuestión, sobre estos aspectos hablaremos con más detalle en la segunda entrega.

Grabar notas o recordatorios de nuestra voz

Otro de los componentes disponibles en los terminales es el relativo al audio, nuestro teléfono es capaz de grabar y reproducir sonido. Aplicado a un evento podemos aprovechar esta utilidad para grabar notas o recordatorios de nuestra voz que podamos escuchar con posterioridad, a medio plazo veremos como estas herramientas nos servirán para proporcionarnos traducciones simultáneas cuando, por ejemplo, mantengamos una reunión con un comprador / vendedor extranjero.

Los terminales serán unas herramientas imprescindibles de trabajo y comunicación

Aunque si bien es cierto que para los programadores supone un hándicap la falta de estandarización en la tecnología aplicada a los “teléfonos inteligentes”, también es verdad que la competencia feroz que existe entre los diferentes fabricantes y desarrolladores está propiciando un avance espectacular en el sector, motivado por conseguir hacerse con la mayor parte de la tarta del mercado. En los próximos años veremos cómo los terminales serán unas herramientas imprescindibles de trabajo y comunicación. Paulatinamente se eliminarán las informaciones impresas sustituyéndose por las digitales. Los eventos, elementos principales de comunicación, no deben mantenerse al margen de estos avances, es más, deberían ser impulsores de los mismos.

Raúl Caballero. Director de Proyectos de Xeria, www.xeria.es

La LOPD viene a proteger y garantizar los derechos fundamentales de las personas físicas, su honor e intimidad personal y familiar, siendo imprescindible el consentimiento del titular para la toma de datos de carácter personal, teniendo que ser siempre informado de la finalidad para la que han sido solicitados sus datos de carácter personal, el fichero de destino, así como los Responsables del mismo, dando a conocer donde puede dirigirse para ejercer sus derechos (acceso, rectificación, cancelación u oposición).

Es importante conocer las obligaciones que conlleva en nuestro trabajo diario. Está Ley obliga a todo aquel que maneja datos de carácter personal susceptibles de tratamiento.

La protección de datos es un derecho fundamental de todos los ciudadanos y como tal, hay que tenerla en consideración y respetarla.

Es imprescindible tener en cuenta que los datos de carácter personal que tratamos no son nuestros, son de su titular, cliente, proveedor, personal laboral, o cualquier otra persona con la que se mantenga relaciones profesionales siendo obligatorio e imprescindible el consentimiento de los titulares, así mismo también es obligatorio el Deber de Secreto y Confidencialidad, por lo que los datos de carácter personal se deben tratar con la debida privacidad.

Los datos de carácter personal no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que hubieren sido recogidos.

Para cualquier cesión de datos de carácter personal, es imprescindible la autorización expresa del titular de los mismos.

Disponemos de la Ley más estricta del mundo en esta materia de protección de datos de carácter personal y un tratamiento inadecuado de datos puede venir acompañado de las sanciones e infracciones que a continuación se indican:

Las infracciones administrativas están clasificadas en:

Infracciones leves: multa entre 601,00 y 60.101,21 €.

Infracciones graves: multa entre 60.101,21 y 300.506,05 €.

Infracciones muy graves: multa entre 300.506,05 y 601.012,10 €.

La LOPD obliga a notificar a La Agencia Española de Protección de Datos la existencia de los ficheros que contengan datos de carácter personal y su tratamiento, así como las variaciones que en los mismos se produzcan. Los ficheros tienen que estar actualizados en todo momento, y confeccionar la documentación periódica exigida.

Todo el que trata datos de carácter personal está obligado a estar debidamente inscrito en la Agencia de Protección de Datos con todos sus ficheros y tener confeccionado el denominado documento de seguridad y sus auditorias bienales  para caso de inspección.

Federico Bravo Casado

Titular de Bravo y Asociados Abogados

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